Skip links

5 najczęściej popełnianych błędów w trakcie rozliczania delegacji

2016_5_najczescie_popelnianych_bledow_delegacje1-01Od czasu do czasu pracownik, czy też sam pracodawca, zmuszony jest wyjechać w podróż służbową. Część ponoszonych kosztów związanych z takim wyjazdem może zostać zaliczona do kosztów podatkowych. W tym celu należy sporządzić dowód wewnętrzny, będący ich rozliczeniem – jest to rozliczenie podróży służbowej. Aby uniknąć pomyłki w rozliczaniu delegacji, dobrze jest zapoznać się z najczęściej występującymi błędami i niedopatrzeniami.

 

  1. Przekroczenie daty rozliczenia

Warto pamiętać, że rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej dotyczące krajowych podróży służbowych mówi, że zarówno pracodawca jak i pracownik mają 14 dni na rozliczenie podróży służbowej. Liczone są one od dnia jej zakończenia.

 

  1. Brak dowodów poniesionych kosztów

Pracownik ma obowiązek załączyć do sporządzonego rozliczenia dokumenty, które będą dowodem poniesionych wydatków, takie jak faktury czy rachunki. Zdarzają się sytuacje, w których uzyskanie takiego rachunku lub faktury nie było możliwe. Wtedy pracownik powinien dołączyć do rozliczenia oświadczenie o poniesionym wydatku i informację o tym, z jakiego powodu nie jest ono udokumentowane. Uwaga! Są koszty, które nie wymagają udokumentowania rachunkami ani fakturami – są to na przykład wydatki ryczałtowe i koszty diet.

Nowoczesne narzędzia HR.
Ewidencja czasu pracy, zarządzanie nieobecnościami, rozliczanie delacji, paski płacowe i wiele innych www.onPoint.pl

  1. Mylne rozliczenie czasu

W trakcie delegacji pracownikowi przysługuje pełna dieta za każdą dobę spędzoną w podróży służbowej. Wiele osób zapomina jednak o tym, że doba podróży liczona jest od momentu jej rozpoczęcia aż do momentu zakończenia, przy czym te rozumiane są poprzez godziny wyjazdu i powrotu. Jedna doba delegacji może być więc rozciągnięta na dwie doby kalendarzowe. Pewne komplikacje pojawiają się też przy rozliczaniu niepełnych dób w delegacji, ponieważ jeżeli pracownik spędził w podróży służbowej niepełną dobę, to jeżeli było to mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje wcale, a jeżeli było to 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety. Jednak jeżeli podróż trwała dłużej niż dobę, to za każdą kolejną, niepełną i rozpoczętą dobę, do 8h przysługuje 50% diety, a powyżej 8 godzin – pełna.

 

  1. Liczenie podróży służbowej od momentu opuszczenia siedziby firmy

Warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, podróż służbowa jest zdefiniowana jako wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Jeżeli więc w umowie podany jest dokładny adres wykonywania pracy, to godziny podróży służbowej powinny być liczone dopiero od momentu przekroczenia granic miejscowości podanej w adresie. Można jednak przyjąć interpretację na korzyść pracownika i liczyć podróż służbową od momentu np. godziny odjazdu pociągu lub autobusu.

 

  1. Niedokładne rozliczanie przejazdów środkiem transportu pracownika

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, to pracownik w podróż służbową może wyjechać własnym środkiem transportu, takim jak samochód osobowy, motocykl lub motorower. W takiej sytuacji przysługuje mu zwrot poniesionych kosztów przejazdu, obliczany na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów i stawki ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż maksymalna ustalona przez prawo:

  • 0,5214 zł/km – samochód osobowy z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3
  • 0,8358 zł/km – samochód osobowy z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3
  • 0,2302 zł/km – motocykl
  • 0,1382 zł/km – motorower

Nakłada to jednak na pracodawcę obowiązek uzupełnienia polecenia wyjazdu służbowego o szczegółowe informacje dotyczące pojazdu, w szczególności pamiętać należy o marce, typie pojazdu i w przypadku samochodu – pojemności silnika i numerze rejestracyjnym. Pracownik natomiast musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu na podstawie jego licznika, a następnie umieścić ją w rozliczeniu w postaci załącznika.

Profesjonalny outsourcing kadrowo-płacowy, platforma samoobsługowa dla pracowników, dostarczamy outsourcing dla największych centr SSC i BPO.
www.AdAc.pl

Rozliczanie delegacji służbowych bywa skomplikowane – pamiętać trzeba o wielu przepisach i zasadach. W internecie znajdziemy gotowe formularze, którymi możemy się posłużyć, a jeżeli będziemy uważać na najczęściej popełniane błędy, to na pewno uda nam się je poprawnie wypełnić. Można też skorzystać z wygodnego rozwiązania, jakie oferuje OnPoint i w szybki sposób rozliczyć delegacje online.

Napisz komentarz

Name*

Website

Komentarz