5 rzeczy, o których musisz pamiętać rozliczając delegacje

 

delegacje_walizki_z_numerami_2-01b

Do rozliczenia delegacji niezbędne jest stworzenie dokumentu rozliczającego

Powinien on zawierać cel podróży, wszystkie dane oraz poniesione koszty. Jeżeli podróż odbywała się samochodem osobowym, to muszą się w nim znaleźć również dodatkowe dane składające się na ewidencję przebiegu pojazdu.

delegacje_walizki_z_numerami_2-02a

Obowiązuje Cię określony termin na rozliczenie delegacji

Jeżeli Twoja firma nie ma odrębnych regulacji dotyczących terminów rozliczania delegacji (ujętych w zbiorowym układzie pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę) to pamiętaj, że rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej dotyczące krajowych podróży służbowych mówi, że masz 14 dni aby rozliczyć podróż służbową. Dni liczone są od momentu jej zakończenia.

delegacje_walizki_z_numerami_2-03

Zachowaj dowody poniesionych kosztów

W przypadku kontroli przedsiębiorca może zostać postawiony przed koniecznością uzasadnienia delegacji. Warto w takiej sytuacji posiadać bilety i faktury, będące dowodami księgowymi, oraz ustalenia mailowe czy listowne w kwestii wyjazdu, podpisane dokumenty z datą delegacji lub rachunki.

delegacje_walizki_z_numerami_2-04

Minimalny zwrot kosztów

Pracodawca może określić indywidualne, wyższe niż minimalne stawki diet i ryczałtów, nie mogą one jednak być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS wykonawczego do ustawy. Mówi o tym Kodeks Pracy.

delegacje_walizki_z_numerami_2-05b

To przedsiębiorca wybiera rodzaj przejazdu

Pracownikowi przysługuje pełen zwrot kosztów przejazdów w delegacji, ale to przedsiębiorca decyduje o jego rodzaju i, jeżeli jest taki wybór, klasie. Pracownik może zawnioskować o podróż pojazdem prywatnym, przysługuje mu wówczas tzw. “kilometrówka”, która jest iloczynem ilości przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawki te są różne w zależności od pojazdu.

Rozliczanie delegacji może być zadaniem skomplikowanym, a mnogość przepisów prawnych dotyczących tego zagadnienia może przyprawić o ból głowy. Na rynku dostępne są jednak ułatwiające życie przedsiębiorców kalkulatory rozliczania delegacji, a w systemie onPoint znajdziesz wygodny moduł, który w intuicyjny sposób zrobi to za Ciebie.