5 rzeczy, o których musisz pamiętać rozliczając delegacje

 

Do rozliczenia delegacji niezbędne jest stworzenie dokumentu rozliczającego

Powinien on zawierać cel podróży, wszystkie dane oraz poniesione koszty. Jeżeli podróż odbywała się samochodem osobowym, to muszą się w nim znaleźć również dodatkowe dane składające się na ewidencję przebiegu pojazdu.

Obowiązuje Cię określony termin na rozliczenie delegacji

Jeżeli Twoja firma nie ma odrębnych regulacji dotyczących terminów rozliczania delegacji (ujętych w zbiorowym układzie pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę) to pamiętaj, że rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej dotyczące krajowych podróży służbowych mówi, że masz 14 dni aby rozliczyć podróż służbową. Dni liczone są od momentu jej zakończenia.

Zachowaj dowody poniesionych kosztów

W przypadku kontroli przedsiębiorca może zostać postawiony przed koniecznością uzasadnienia delegacji. Warto w takiej sytuacji posiadać bilety i faktury, będące dowodami księgowymi, oraz ustalenia mailowe czy listowne w kwestii wyjazdu, podpisane dokumenty z datą delegacji lub rachunki.

Minimalny zwrot kosztów

Pracodawca może określić indywidualne, wyższe niż minimalne stawki diet i ryczałtów, nie mogą one jednak być niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS wykonawczego do ustawy. Mówi o tym Kodeks Pracy.

To przedsiębiorca wybiera rodzaj przejazdu

Pracownikowi przysługuje pełen zwrot kosztów przejazdów w delegacji, ale to przedsiębiorca decyduje o jego rodzaju i, jeżeli jest taki wybór, klasie. Pracownik może zawnioskować o podróż pojazdem prywatnym, przysługuje mu wówczas tzw. “kilometrówka”, która jest iloczynem ilości przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawki te są różne w zależności od pojazdu.

Rozliczanie delegacji może być zadaniem skomplikowanym, a mnogość przepisów prawnych dotyczących tego zagadnienia może przyprawić o ból głowy. Na rynku dostępne są jednak ułatwiające życie przedsiębiorców kalkulatory rozliczania delegacji, a w systemie onPoint znajdziesz wygodny moduł, który w intuicyjny sposób zrobi to za Ciebie.