Delegacja czy oddelegowanie? Czyli jak dobrze rozliczyć pracę poza biurem. Cz.1.
Jako doświadczeni dostawcy usług płacowych i specjaliści w obszarze ewidencji czasu pracy, jesteśmy świadkami wątpliwości jak prawidłowo kwalifikować i wyceniać pobyt pracownika świadczącego pracę poza biurem.
Niewłaściwe zdefiniowanie wyjazdu w podróż służbową, może zostać podważone przez organy kontrolujące jako mające na celu ukrycie faktycznego oddelegowania dla zmniejszenia obciążeń podatkowych i składkowych (patrz wyrok SN z 17 lutego 2012 r., III UK 54/11).
Zatem co na to definicje?
Podróż służbowa (popularnie nazywana delegacją) i oddelegowanie to dwa różne pojęcia.
Zgodnie z art. 775 k.p., o podróży służbowej można mówić gdy:
- wykonywana jest na polecenie pracodawcy
- dotyczy zadania służbowego
- które wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Podkreślić należy, że delegacja ma charakter jednorazowy. Pracownik tymczasowo w ramach świadczenia pracy przemieszcza się poza miejsce dotychczasowej pracy i wykonuje zadanie. Przyjmuje się, że wartością graniczną jednorazowej delegacji jest okres 3 miesięcy. Wartość ta wynika z zapisu w KP, który mówi o konieczności zmiany warunków umowy o pracę dla okresów pracy przekraczających wyżej wskazany wymiar.
Oddelegowanie to sytuacja, w której zmienia się wskazane w angażu miejsce wykonywania pracy na określony czas. W przeciwieństwie do podróży służbowych nie ma ono charakteru incydentalnego.
Co bardzo ważne, a niestety często pomijane: przy oddelegowaniu do pracy trzeba uwzględnić m.in. przepisy unijne, prawo prywatne międzynarodowe, a czasami nawet prawo lokalne.
Co to oznacza w praktyce?
Z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów lub dojazdów, noclegów, jak i innych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Wypłacone diety nie mogą być niższe od tego, co wyznacza rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie).
Należy pamiętać, że diety oraz inne należności za podróż służbową nie są składnikiem wynagrodzenia za pracę i stanowią zwrot kosztów związanych z delegacją. Dlatego są zwolnione z opodatkowania i składek ZUS do wysokości limitów wskazanych w rozporządzeniu.
Przy oddelegowaniu pracodawca, co do zasady, nie musi wypłacać oddelegowanemu diet ani zwracać mu kosztów, tak jak przy podróży służbowej. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie, ma prawo do świadczeń określonych przez przepisy, wewnętrzne regulacje obowiązujące u pracodawcy lub indywidualne warunki oddelegowania (np. odpowiednik diet, dodatek relokacyjny czy zakwaterowanie).
Przypominamy tu szczególnie o roli przepisów unijnych dla oddelegowania na terenie UE. Dyrektywa UE 96/71 Parlamentu Europejskiego i Rady Uni Europejskiej z 16.12.1996 roku gwarantuje pracownikom delegowanym na terytorium państw UE, takie same warunki jak pracownikom miejscowym między innymi w zakresie
- maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku,
- minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych
- minimalnych stawek płac, wraz ze stawka za nadgodziny
Zapis ten obliguje polskiego pracodawcę, by w czasie oddelegowania pracownika zastosował wobec niego minimalną stawkę płac oraz stawkę nadgodzin w wartości takiej jaka obowiązuję na lokalnym rynku.
Wyliczając zatem wynagrodzenie oddelegowanego należy pamiętać o wspomnianym wyżej warunku, który w praktyce w sposób istotny wpływa na kalkulacje wynagrodzenia.