Nie ścigać się z najlepszymi, biec razem z nimi – Zmiana modelu IT w organizacjach

Firmy bardzo często korzystają z jednego dużego systemu. Czy osoby zarządzające mogą oczekiwać, że system ten w nowoczesny i uniwersalny sposób zapewni obsługę wszystkich procesów wewnątrz firmy i w jej otoczeniu? Naszym zdaniem, nie mogą.

Duże, zhierarchizowane systemy są świetnymi narzędziami do niezmieniających się dynamicznie środowisk. Otoczenie biznesowe zmienia się jednak bardzo szybko. Dzisiaj, nowoczesna firma to taka, która potrafi być elastyczna i szybko przeprowadzić zmianę. Za tą cechę chwali startupy.

Dostawcy dużych systemów nie zawsze są w stanie w szybkim czasie dostarczyć odpowiednie narzędzia do nowo powstałych lub zmieniających się procesów. Tym samym same przyczyniają się do spowolnienia zmiany. Szczególnie dotyczy to miejsc wymagających znajomości specyficznych przepisów, dotyczących tylko jednego kraju (np. Polska dla dostawcy globalnego systemu, dostarczanego na cały świat).

Jeżeli pojawi się możliwość automatyzacji procesu, który nie jest dotąd objęty przez taki system, lub jest objęty w bardzo szczątkowej lub niezadawalającej formie mamy trzy wyjścia:

1) Można oczekiwać od dostawcy, że przygotuje takie narzędzie jako integralna część obecnego systemu. To jednak może trwać bardzo długo i spowodować, że oczekiwanie sprawi, że będziemy niekonkurencyjni w danym obszarze. Jest też ryzyko, że nie doczekamy się szybko takiego rozwiązania lub będzie ono dużo słabsze niż proponowane przez innych dostawców.

2) Można samodzielnie zapłacić za dostosowanie systemu do danej potrzeby. To z reguły kosztuje najwięcej. Trzeba mieć także wiedzę jak to zrobić i być świadomym danej potrzeby.

3) Innym rozwiązaniem jest skorzystanie w takim obszarze z innego dostawcy, który specjalizuje się w danej dziedzinie. Tu rodzi się miejsce dla mniejszych, wyspecjalizowanych systemów.

I tak przechodzimy do zdecentralizowanego modelu IT.

Jak wygląda taki model?

Najczęściej główny trzon takiego modelu stanowi duży i rozległy system, który obejmuje dużą część procesów w firmie. Istotną różnicą w stosunku do klasycznego (scentralizowanego) modelu jest otwartość na współpracę z innymi systemami. Dzisiejszy świat opiera się na współpracy. Każdy dobry system jest więc przygotowany na to aby wymieniać się danymi z innymi systemami.

Jak to działa?

Poprzez API.
API to Interfejs programistyczny aplikacji. Działa na zasadzie reguł w jaki programy komputerowe i systemy komunikują się ze sobą. Pozwala on na szybką integracje systemów, a następnie na wymianę pomiędzy nimi potrzebnych informacji.

Otwartość na integracje z innymi systemami i przygotowanie się do tego procesu pozwala firmie pozostawać w gotowości na nowe innowacyjne rozwiązania oraz na szybkie wdrożenie nowoczesnych narzędzi.

Dzisiaj nowoczesna firma to taka, która nie ogranicza się do jednego systemu i jednego dostawcy. To firma, która nie daje sobie narzucić monopolu na obsługę. Przeciwnie, wprowadza otwartość na nowe, przełomowe rozwiązania. Jest gotowa na szybkie ich wdrożenie. I przede wszystkim na konkurencyjność. Zawsze może wybrać najlepsze narzędzie w danym procesie.

Poniżej prezentujemy główne różnice między klasycznym a zdecentralizowanym modelem IT.

Klasyczny model IT	Nowe podejście do IT
Narzucasz decyzje technologiczne na zasadzie faktów dokonanych (upgrade dostawcy)	Aktywnie współpracujesz przy decyzjach technologicznych (wybierasz technologie i zmianę, która Ci odpowiada)
Centralnie prowadzisz wszystkie zmiany IT w organizacji	Wspierasz technologicznych liderów w różnych miejscach i na różnych szczeblach organizacji
Posiadasz jedno źródło technologii IT	Wprowadzasz konkurencje dla dostawców usług IT
Czekasz aby Twój dostawca systemu przygotował zmianę	Aktywnie poszukujesz systemu, który jest liderem w danym procesie
Zmuszasz IT do rygorystycznych standardów	Pozwalasz na lokalne innowacje z jej zaletami

Przykładem nowoczesnego narzędzia, które można zintegrować z innymi systemami jest onPoint. Jest to centrum samodzielnej obsługi pracownika, w którym pracownik może między innymi zarządzać swoimi nieobecnościami, czasem pracy, a także rozliczać delegacji i wydatki. Pracodawca zaś planuje czas pracy, zatwierdza nieobecności, ewidencje czasu pracy oraz delegacje i wydatki. onPoint jest przygotowany aby współpracować z innymi systemami w ramach zdecentralizowanego modelu IT.