Nowe w HR, czyli porównanie technologii “chmury” i tradycyjnego oprogramowania

Od 2 lat obserwujemy na naszym rynku sukcesywną ekspansję usługi typu SaaS. I choć technologia ta jest obecna na rynkach światowych od kilku lat, w Polsce upowszechnia się od niedawna, za to w imponującym tempie rzędu 30 % rocznie. SaaS (Software as a Service) to nic innego jak zdalny dostęp do oprogramowania Przyjrzeliśmy się bliżej zaletą i wadą obu rozwiązań – temat prezentuje się ciekawie.
Oto do jakich wniosków doszliśmy:

Zakup: Użytkowanie tradycyjnego oprogramowania w HR, wiąże się z zakupem licencji, czyli jest to spora suma pieniędzy, która musimy wydać na początku, by móc uczynić swój dział sprawniejszym a prace prostszą. SaaS nie wymaga tutaj opłat. Płacimy jedynie kwotę miesięcznego abonamentu i cieszymy się pełna funkcjonalnością dostarczonego oprogramowania.

Wymagania sprzętowe/infrastruktura techniczna: Nowoczesne oprogramowanie wymaga nowoczesnego sprzętu, szybkich drogich komputerów i dodatkowej infrastruktury w przypadku Działu Personalnego. Są to przeważnie serwery danych i urządzenia je wspomagające. Usługa SaaS nie wymaga żadnych inwestycji, świetnie spisuje się na starych komputerach wyposażonych jedynie w darmową przeglądarkę internetową.

Wdrożenie: Przygotowanie odpowiednich komputerów, zainstalowanie oprogramowania w dziale personalnym, dostosowanie go do potrzeb Klienta i wreszcie szkolenia personelu działu HR wymaga czasu. W modelu SaaS po określeniu potrzeby Klienta – po prostu włączamy usługę. Intuicyjność i prostota rozwiązań, na wszelki wypadek wspierane są prostym szkoleniem video.

Utrzymanie: Tradycyjny model zakłada utrzymanie dostępności do oprogramowania po stronie służb IT klienta. W modelu SaaS obowiązek ten spoczywa na sprzedawcy usługi. Odpadają tu zatem spore koszty wewnętrznego utrzymania sprawności oprogramowania.

Funkcjonalność: Funkcjonalność w obu przypadkach jest podobna. Nam nieco bardziej spodobała się intuicyjność i strona graficzna w SaaS, jest po prostu bardziej nowoczesna i może być customizowana.

Upgrade: Model tradycyjny wymaga zakupu upgradów lub w najlepszym razie limituje np. pierwsze trzy upgady w cenie zakupu. Każdy kolejny upgrade jest płatny. W modelu SaaS wszystkie upgrady są bezpłatne, a umowa dostarczenia usługi wymusza na sprzedającym ich bieżące wykonywanie. Jest to o tyle ważne, że w obszarze HR zmiany samych przepisów są częste i ich śledzenie wymaga sporego wysiłku ze strony służb HR. Tutaj cała odpowiedzialność leży po stronie usługodawcy.

Dostęp do danych: Tu miażdżąca przewaga SaaS. Model nowoczesny jest dostępny z każdego miejsca, warunkiem jest tylko Internet. Tradycyjne oprogramowanie i jego pełna funkcjonalność udostepniona jest tylko z biura. Według badań na świecie 76% managerów sięga do rozwiązań SaaS jako dających szybszy dostęp do informacji. Tu jesteśmy pod wrażeniem możliwości SaaS. Ale co z bezpieczeństwem danych?

Bezpieczeństwo: Oprogramowanie tradycyjne można w pełni wyizolować od środowiska zewnętrznego. Dostawcy SaaS używają protokołów SSL i kanałów VPN, czyli rozwiązań jak w bankowości internetowej – pełne bezpieczeństwo. My żywimy jednak pewną obawę (być może nieuzasadnioną), co do udostępniana danych firmowych na zewnątrz.
Wsparcie techniczne: Tradycyjne – czekamy na przyjazd informatyka do firmy. Model SaaS – interwencja informatyka jest zdalna a tym samym zdecydowanie szybsza.

Model dystrybucji: Nam przypadł do gustu znowu SaaS, kupujemy dokładnie to co chcemy. Zakup usług nie jest uzależniony od zakupu innych modułów podstawowych, jak to często ma miejsce w modelu tradycyjnym.

Integracja z systemem kadrowo-płacowym: Pełna możliwość integracji po obu stronach. I choc pozornie to remis – faktycznie to zwycięstwo SaaS, bo jeśli za miesięczny abonament możemy mieć zintegrowane z dotychczasowym programem kadrowo-płacowym przydatne narzędzia SaaS, to jest to istotna przewaga.