Wykorzystaj potencjał bazy umiejętności przy opisie stanowiska oraz rocznej ocenie pracowników

W poniższym artykule zebraliśmy wiedzę na temat sprawnego ewidencjonowania kompetencji pracowników. Dowiesz się z niego w jaki sposób Twój pracownik może zdobywać i rozwijać swoje kompetencje, a także w jaki sposób możesz ewidencjonować te zmiany, aby następnie użyć ich w korzystny sposób. Odpowiednio stworzona baza umiejętności pozwoli Ci w łatwy sposób przeprowadzić ocenę roczną i zidentyfikować obiecujące talenty.

Czym są kompetencje?

Kompetencje pracownika to zestaw umiejętności składający się z trzech elementów:

1. Opanowanej wiedzy z danego zakresu (“wiem co”).
2. Umiejętności (“wiem jak i potrafię”).
3. Postaw (“chcę i jestem gotów wykorzystać swoją wiedzę”).

W życiu codziennym pracownicy nabywają nowe kompetencje oraz wykorzystują te nabyte wcześniej.

Kompetencje nie są cechami stałymi. Zmieniają się one wraz z doświadczeniem oraz rozwojem zawodowym pracownika. Nie można określić raz na zawsze czy osoba daną kompetencje posiada czy nie. Sprawę dodatkowo komplikuje fakt, że ich pomiar jest procesem złożonym, który najczęściej jest dokonywany w postaci skali. W procesie tym każda kompetencja jest opisywana na oznaczonej liczbie poziomów (np. w skali od 1 do 10 lub 0 do 5, itp.).

Aby kompetencje pracowników były porównywalne, należy bardzo szczegółowo opisać wymagania dla każdego z poziomów skali kompetencji.

Kompetencje i ich podział

Nie ma uniwersalnej listy kompetencji. W związku z tym specjaliści tworzą różnego rodzaju podziały oraz zestawy.

My chcielibyśmy zaproponować podział ze względu na ścieżkę rozwoju pracownika: menadżerską i ekspercką.

Ścieżki kariery

Na początku drogi zawodowej każdy pracownik zgłębia wiedzę podstawową o wykonywanym zawodzie, o przedsiębiorstwie oraz jego otoczeniu.

Wiedza podstawowa

Po jej zdobyciu rozwój pracowników przebiega w dwóch kierunkach – ścieżką managerską lub ścieżką ekspercką. Ale nie zawsze pracownik musi dokonać wyboru – zdarza się, że pracownik zdobywa kompetencje z obu ścieżek równocześnie.

Ścieżka managerska

Ścieżka managerska

Po zdobyciu wiedzy podstawowej pracownik nabywa kompetencje, które pomagają mu pracować jako manager zespołu. Rozwijając je staje się doświadczonym managerem, następnie utalentowanym managerem, a finalnie, osiągając sukces i najwyższy poziom kompetencji, staje się liderem (przywódcą).

Prezentację rozwoju kompetencji managerskich w postaci piramidy zaproponował F. John Reh. Podzielił on piramidę na cztery poziomy- w każdym z nich przedstawił kompetencje, jakie zdobywa pracownik w danym miejscu swojego rozwoju.

Kompetencje na ścieżce managerskiej

Ścieżka ekspercka

Rozwój kompetencji eksperckich wiąże się z dogłębnym rozwojem wiedzy technicznej dotyczącej tematu oraz szczególnym rodzajem kompetencji potrzebnym do własnego rozwoju.

Kompetencje na ścieżce eksperckiej

Pomiar i ewidencja kompetencji pracowników

Ewidencja oraz pomiar kompetencji są wykonywane w bazie kompetencji. Bazę taką posiada przygotowany przez naszą firmę system onPoint.pl .

Jak stworzyć bazę kompetencji?

Pierwszym krokiem jest stworzenie listy pożądanych przez firmę kompetencji. Wybrane z tej listy elementy posłużą do przygotowania przez pracowników listy własnych kompetencji, osobom z działu HR pozwolą na stworzenie opisów poszczególnych stanowisk.

Następnie firma musi określić sposób pomiaru. Musimy tutaj pamiętać, że będzie on przebiegał z wykorzystaniem skali. Chodzi więc o określenie ilości poziomów oraz ich nazewnictwo. Przykładowa skala pomiaru to poziomy od 0 do 5, gdzie 0 oznacza brak kompetencji, 5 bardzo dobrze przyswojoną kompetencję.

Mając przygotowaną listę oraz sposób skalowania, każdy z pracowników powinien przygotować swoje zestawienie, wybierając kompetencje z listy przygotowanej dla całej firmy, a następnie oraz swój poziom dla każdej wybranej.

Jak powiedzieliśmy na wstępie, kompetencje nie są cechami stałymi, dlatego należy wprowadzić procedurę okresowej aktualizacji ich poziomu przez pracowników firmy. Może to być robione dwa razy do roku.

Popieranie kompetencji przez innych pracowników

Bardzo ważnym elementem całego systemu pomiaru jest poparcie kompetencji (edorsment). Pozwala ono uzyskać potwierdzenie osoby, która pracowała lub pracuje z danym pracownikiem, że wpisana i oceniona przez niego kompetencja znajduje potwierdzenie i poparcie.

Im więcej poparcia (endorsments) uzyska dany pracownik, tym bardziej wiarygodne jest posiadanie przez niego danej kompetencji oraz jej ocena.

Wykorzystanie bazy umiejętności w procesie oceny rocznej

Kompetencje podlegają ciągłym zmianom. Z jednej strony pracownik uczy się i zdobywa nowe, z drugiej strony, nie korzystając z pewnych umiejętności, możemy je utracić. Te dynamiczne zmiany, zarejestrowane w systemie, pozwalają wspomóc proces rocznej oceny pracowników.

System pozwala w łatwy sposób przedstawić wszelkie zmiany w kompetencjach wybranego kandydata w stosunku do ostatniej oceny rocznej. Te informacje w wartościowy sposób wspierają ocenę rozwoju, a także, poprzez udzielane poparcie, współpracę i wykorzystanie danych kompetencji konkretnego pracownika w pracy zespołowej.

Wykorzystanie bazy umiejętności przy definicji stanowisk

Pierwszym krokiem będzie przygotowanie listy stanowisk wraz z określeniem pożądanych kompetencji. Zrobienie tego we właściwy sposób usprawni i ułatwi proces poszukiwania kandydata, który spełnia wymagane kryteria.

Samo poszukiwanie może się odbywać wewnątrz firmy, wśród pracowników, którzy istnieją już w bazie kompetencji, lub w procesie zewnętrznej rekrutacji.

Wykorzystanie systemu pozwala określić, w sposób matematyczny, w jakim procencie kandydat spełnia pożądane wymagania (np. od 0% do 100%).

Wykorzystanie bazy umiejętności w procesie poszukiwania osób z unikalnymi kompetencjami

Szukając osoby na wolne stanowisko w firmie możemy zacząć od przeszukania istniejącej bazy kompetencji pracowników. Możemy rozpocząć od przygotowania filtra interesujących nas pracowników (np. tylko asystenci, lub tylko zespół księgowości).

Im bardziej unikalne kompetencje potrzebne na danym stanowisku, tym bardziej unikalne powinny być wyniki poszukiwania odpowiednich kandydatów.

Wykorzystanie bazy umiejętności przy identyfikacji utalentowanych jednostek

Baza kompetencji wspiera także proces identyfikacji utalentowanych jednostek w firmie. Możemy go wspierać w systemie poprzez identyfikację osób, które:

– uzyskują wyjątkowe poparcie,
– posiadają wyjątkowe, unikalne kompetencje,
– dążą do silnego rozwoju i pracują nad powiększaniem wartościowych i pożądanych kompetencji.

Stworzenie bazy kompetencji pracowników nie musi być trudne, a niesie za sobą wielowymiarowe korzyści – tak dla właściciela firmy, jak i dla samych pracowników. Motywujący system potwierdzeń kompetencji sprawi, że pracownik będzie chciał umacniać się w swoich silnych stronach, a wygodna baza pozwoli pracodawcy mieć kontrolę nad rozwojem swoich pracowników. Umiejętnie wykorzystane, narzędzie to może być bardzo użyteczne.