5 najczęściej popełnianych błędów w trakcie rozliczania delegacji
Od czasu do czasu pracownik, czy też sam pracodawca, zmuszony jest wyjechać w podróż służbową. Część ponoszonych kosztów związanych z takim wyjazdem może zostać zaliczona do kosztów podatkowych. W tym celu należy sporządzić dowód wewnętrzny, będący ich rozliczeniem – jest to rozliczenie podróży służbowej. Aby uniknąć pomyłki w rozliczaniu delegacji, dobrze jest zapoznać się z najczęściej występującymi błędami i niedopatrzeniami.
- Przekroczenie daty rozliczenia
Warto pamiętać, że rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej dotyczące krajowych podróży służbowych mówi, że zarówno pracodawca jak i pracownik mają 14 dni na rozliczenie podróży służbowej. Liczone są one od dnia jej zakończenia.
- Brak dowodów poniesionych kosztów
Pracownik ma obowiązek załączyć do sporządzonego rozliczenia dokumenty, które będą dowodem poniesionych wydatków, takie jak faktury czy rachunki. Zdarzają się sytuacje, w których uzyskanie takiego rachunku lub faktury nie było możliwe. Wtedy pracownik powinien dołączyć do rozliczenia oświadczenie o poniesionym wydatku i informację o tym, z jakiego powodu nie jest ono udokumentowane. Uwaga! Są koszty, które nie wymagają udokumentowania rachunkami ani fakturami – są to na przykład wydatki ryczałtowe i koszty diet.
- Mylne rozliczenie czasu
W trakcie delegacji pracownikowi przysługuje pełna dieta za każdą dobę spędzoną w podróży służbowej. Wiele osób zapomina jednak o tym, że doba podróży liczona jest od momentu jej rozpoczęcia aż do momentu zakończenia, przy czym te rozumiane są poprzez godziny wyjazdu i powrotu. Jedna doba delegacji może być więc rozciągnięta na dwie doby kalendarzowe. Pewne komplikacje pojawiają się też przy rozliczaniu niepełnych dób w delegacji, ponieważ jeżeli pracownik spędził w podróży służbowej niepełną dobę, to jeżeli było to mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje wcale, a jeżeli było to 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety. Jednak jeżeli podróż trwała dłużej niż dobę, to za każdą kolejną, niepełną i rozpoczętą dobę, do 8h przysługuje 50% diety, a powyżej 8 godzin – pełna.
- Liczenie podróży służbowej od momentu opuszczenia siedziby firmy
Warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, podróż służbowa jest zdefiniowana jako wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Jeżeli więc w umowie podany jest dokładny adres wykonywania pracy, to godziny podróży służbowej powinny być liczone dopiero od momentu przekroczenia granic miejscowości podanej w adresie. Można jednak przyjąć interpretację na korzyść pracownika i liczyć podróż służbową od momentu np. godziny odjazdu pociągu lub autobusu.
- Niedokładne rozliczanie przejazdów środkiem transportu pracownika
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, to pracownik w podróż służbową może wyjechać własnym środkiem transportu, takim jak samochód osobowy, motocykl lub motorower. W takiej sytuacji przysługuje mu zwrot poniesionych kosztów przejazdu, obliczany na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów i stawki ustalonej przez pracodawcę, nie wyższej niż maksymalna ustalona przez prawo:
- 0,5214 zł/km – samochód osobowy z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3
- 0,8358 zł/km – samochód osobowy z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3
- 0,2302 zł/km – motocykl
- 0,1382 zł/km – motorower
Nakłada to jednak na pracodawcę obowiązek uzupełnienia polecenia wyjazdu służbowego o szczegółowe informacje dotyczące pojazdu, w szczególności pamiętać należy o marce, typie pojazdu i w przypadku samochodu – pojemności silnika i numerze rejestracyjnym. Pracownik natomiast musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu na podstawie jego licznika, a następnie umieścić ją w rozliczeniu w postaci załącznika.
Rozliczanie delegacji służbowych bywa skomplikowane – pamiętać trzeba o wielu przepisach i zasadach. W internecie znajdziemy gotowe formularze, którymi możemy się posłużyć, a jeżeli będziemy uważać na najczęściej popełniane błędy, to na pewno uda nam się je poprawnie wypełnić. Można też skorzystać z wygodnego rozwiązania, jakie oferuje OnPoint i w szybki sposób rozliczyć delegacje online.