Delegacja krajowa — dieta i zasady podróży służbowej w Polsce

Wyjazd do oddziału Twojej firmy w innej miejscowości oraz konferencja w odległym mieście – to przykłady delegacji krajowych. Dla pracodawcy wiąże się to z obowiązkiem pokrycia pewnych kosztów, a dla pracownika – z koniecznością gromadzenia faktur i potwierdzeń. Z kolei wybór środka transportu może być kompromisem między tymi stronami.

Co to jest delegacja krajowa?

Zgodnie z Kodeksem Pracy o delegacji można mówić w sytuacji, kiedy pracownik, na polecenie pracodawcy, udaje się w wyjazd służbowy i podejmuje czynności związane z świadczeniem pracy. Art. 77(5) § 1 Kodeksu Pracy wskazuje, że taka podróż musi odbyć się poza stałe miejsce pracy osoby zatrudnionej lub poza miejscowość, w której znajduje się siedziba danej firmy.

Delegacje możemy podzielić na 2 rodzaje: krajowe oraz zagraniczne.

Wszystkie kwestie związane z delegacjami pracowników (m.in. rozliczenie delegacji) sfery budżetowej reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W przypadku firm z sektora prywatnego – pracodawca może określić zasady rozliczania wyjazdów służbowych np. w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania, a jeśli dokumentów takich nie ma w firmie – nawet i w umowie o pracę pracownika. Jednak określone kwoty np. diet, zwrotu kosztów podróży nie mogą być niższe niż te wskazane w rozporządzeniu.

Przykładami krajowych wyjazdów służbowych mogą być np. podróż do oddziału firmy w innej miejscowości niż ta, w której na co dzień obowiązki służbowe wykonuje osoba zatrudniona, albo wyjazd na dwudniową konferencję do innego miasta. 

Kodeks Pracy nie wskazuje, ile minimalnie lub maksymalnie może, lub musi, trwać podróż służbowa, aby uznać ją za delegację. Kluczowe jest polecenie wyjazdu służbowego, które jest formalną podstawą delegacji. Określa ono czas trwania, miejsce oraz cel konkretnej podróży pracownika. 

Jakie koszty podróży służbowej w kraju pokrywa pracodawca?

Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów podróży służbowej pracownika:

• dieta (kwota przeznaczona na pokrycie wyżywienia);
• dojazd do miejsca docelowego;
• nocleg (jeśli odbywa się między godziną 21:00 a 7:00 i trwa minimum 6 godzin);
• inne koszty poniesione podczas podróży służbowej (np. opłata za autostradę czy bilet miejski).

Pracownik może pokryć wydatki samodzielnie – wtedy przysługuje mu zwrot kosztów za delegację. Zatrudnionemu może też zostać udzielona zaliczka na podróż służbową w kraju.

Rozliczenie delegacji krajowej, którego dokonuje się po odbytym wyjeździe służbowym, uwzględnia wszystkie opłaty poniesione przez pracownika oraz udzielone zaliczki.

O przydzieleniu zadatku na poczet wyjazdu decyduje pracodawca. Zatrudniony może wystąpić z wnioskiem do przełożonego, lecz musi on zostać zatwierdzony. Wysokość zaliczki może obejmować koszty związane z wyżywieniem, dojazdem, noclegiem. 

Ile wynoszą diety w delegacji krajowej?

• 100% diety –  przy podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin;
• 50% diety – przy podróży służbowej trwającej pomiędzy 8 do 12 godzin;
• 150% diety – dieta z ryczałtem za nocleg;
• 20% diety – dieta z ryczałtem za dojazdy.

Dieta może ulec obniżeniu. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono wyżywienie podczas wyjazdu służbowego. W tym przypadku pomniejszenie diety wygląda następująco:

• śniadanie – obniżenie diety o 25%;
• obiad – obniżenie diety o 50%;
• kolacja – obniżenie diety o 25%.

Kto ustala środek transportu podczas delegacji krajowej?

Środek transportu, którym odbędzie się krajowa podróż służbowa pracownika, zawsze określa pracodawca. Bierze on pod uwagę specyfikę danego wyjazdu.

Pracownik może podróżować pociągiem, pojazdem służbowym czy samolotem. W tym celu można też wykorzystać prywatny samochód osoby zatrudnionej, na jej wyraźny wniosek.

Przełożony musi wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej pojazdem nienależący do firmy. Nie można jednak narzucić pracownikowi odbycia delegacji własnym samochodem.

Pracodawca może też wydać polecenie służbowe np. wypożyczenia pojazdu, jednak w tym przypadku pokrywa on całość kosztów z tym związanych.

Należy pamiętać, że podroż służbowa samochodem wiąże się z kilkoma ważnymi aspektami (np. odpowiednie prawo jazdy, zmęczenie zatrudnionego po długi prowadzeniu samochodu), zatem kwestia odbycia podróży służbowej samochodem powinna zostać ustalona z pracownikiem.

W przypadku wyboru transportu kolejowego – należy wskazać jakiego rodzaju ma to być pociąg oraz jaką klasą powinien podróżować zatrudniony.

Oprócz wydatków związanych z przejazdem, wyżywieniem oraz noclegiem należy uwzględnić dodatkowe koszty np. za:

• miejsca parkingowe;
• bagaż;
• autostrady i drogi ekspresowe;
• bilety komunikacji miejskiej;
• bilety wstępu np. na konferencję.

Jak dokumentować krajową podróż służbową?

Delegacja odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, wydanego przez pracodawcę. Zaleca się by miało ono formę pisemną. Dokument ten zobowiązuję osobę zatrudnioną do odbycia delegacji. 

Formularz polecenia wyjazdu służbowego powinien zawierać najważniejsze informacje dotyczące delegacji :

• numer i datę delegacji;
• dane osobowe delegowanego pracownika;
• stanowisko zajmowane przez osobę zatrudnioną;
• czas trwania delegacji;
• miejscowość, z której pracownik rozpoczyna i kończy podróż;
• cel wyjazdu służbowego;
• informację o środkach transportu, którymi będzie poruszał się zatrudniony;
• informację o zaliczce na podróż, jeśli pracownik taką otrzymał;
• termin rozliczenia delegacji;
• podpis pracodawcy.

Każda delegacja musi zostać rozliczona. Jeśli pracownikowi została udzielona zaliczka na podróż – adnotację o niej należy umieścić na formularzu polecenia wyjazdu służbowego.

Wszystkie koszty, poniesione w związku z delegacją, należy udokumentować. W tym celu osoba zatrudniona, odbywająca delegację krajowa, zobowiązana jest do gromadzenia wszystkich faktur, rachunków, biletów, wydruków, stanowiących podstawę poniesionych kosztów. Wskazane jest, by potwierdzenia były imiennie wystawione na firmę pracodawcy.

W przypadku wydruków, dla których jest to niemożliwe – np. opłata za miejsce postojowe –należy opisać dokument na odwrocie i załączyć jako dowód wewnętrzny. Jeśli pracownik nie posiada np. biletów czy wydruków zobowiązany jest do złożenia pisemnego oświadczenia o kosztach, które pokrył oraz do podania przyczyny braku posiadania dokumentów, służących do potwierdzenia poniesionych wydatków.

Delegację należy rozliczyć w ciągu 14 dni od dnia powrotu z wyjazdu służbowego. W związku z tym pracownik przedstawia pracodawcy wszystkie dokumenty, stanowiące podstawę poniesionych wydatków.