Ewidencja czasu pracy umowa zlecenie

Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenia

Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na umowę o pracę jest konieczne, a jak sytuacja wygląda z umową zlecenie? Zleceniodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, wykonanej przez zleceniobiorcę zgodnie z określoną umową. Ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy może przybrać formę papierową lub elektroniczną.

Czy do umowy zlecenia potrzebna jest ewidencja czasu pracy?

Zleceniodawca ma obowiązek ewidencjowania czasu pracy zleceniobiorcy, jednak w ustawie nie jest sprecyzowany sposób tej ewidencji. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w klasycznej formie papierowej lub aktualnie bardziej popularnej – elektronicznej. 

Konieczność spisywania czasu pracy wynika z przepisów w sprawie minimalnego wynagrodzenia dla pracownika za stawkę godzinową w umowie zlecenie. Mówi o tym art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Stawka minimalnego wynagrodzenia za godzinę pracy co roku podlega waloryzacji, w 2022 roku wynosi 19,70 zł brutto.  

W przepisach prawa brak jednoznacznego stanowiska, które nakazywałoby spisywanie ewidencji czasu pracy dla osób zatrudnionych na umowie zleceniu, jednak w przypadku kontroli, przełożony  ma obowiązek wykazać, że zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie za swoją pracę. 

Za brak prowadzenia ewidencji czasu pracy pracodawca podlega grzywnie w wysokości od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych., która wynika z art. 281 Kodeksu pracy. Od 2019 roku zmieniły się przepisy dotyczące przechowywania dokumentów pracowników. Do końca 2018 roku, karty czasu pracy, należało przechowywać 3 lata, od 2019 ten obowiązek wydłużył się do 10 lat. 

Prowadzenie ewidencji czasu pracy, jest charakterystyczne dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, od 2017 roku to kolejny obowiązek umów zleceń. 

Jak prowadzić rejestr czasu pracy na umowie zlecenia?

Przepisy nie nakładają na pracodawcę szczegółowych wytycznych co do formy, jak karta ewidencji czasu pracy ma być prowadzona. Pracodawca ma swobodę w wyborze formy zapisu. Przy umowie zlecenie nie ma dokładnego wzoru jak prowadzić kartę ewidencji czasu pracy, ważne jest aby udokumentować pisemnie, że za jedną godzinę przepracowaną została wypłacona co najmniej minimalna stawka. 

Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest obecnie najlepszą i najwygodniejszą formą. Pracodawca i pracownik posiadają do niej dostęp i w przypadku kontroli taką ewidencje mogą wydrukować w każdej chwili. Wspierając się nową technologią, łatwiej nam będzie uniknąć błędu i pilnować dokumentów, które jako pracodawca musimy przestawić podasz kontroli. 

Jeśli nie posiadamy w swojej organizacji systemu do rozliczania czasu pracy, ewidencję czasu pracy warto przygotować w arkuszu kalkulacyjnym, który możemy wygenerować do PDF. Zestawienie może być przygotowane w formie tabelki z czterema najważniejszymi kolumnami:

  • Dzień 
  • Liczba godzin
  • Podpis zleceniobiorcy
  • Podpis zleceniodawcy 

Taką tabelkę można modyfikować w zależności od ustaleń między stronami i zapisów w umowie. 

Czy przy umowie zlecenia trzeba wpisywać godziny nadliczbowe?

Ile płatne są nadgodziny i jak je wpisywać w ewidencji czasu pracy dla umowy zlecenia? Umowę zlecenie reguluje Kodeks Cywilny, więc przepisy z Kodeksy Pracy nie mają tutaj zastosowania. Oznacza to, że wymiar czasu pracy nie ma dolnej i górnej granicy. To od zleceniobiorcy i zleceniodawcy zależy jak ustalą dzienny limit pracy. 

Na umowie zlecenie wszystkie godziny są płatne zgodnie z wcześniej ustaloną stawką godzinową. Praca w święta, niedziele nie jest dodatkowo płatna.  W rzeczywistości, w przypadku umowy zlecenia nie istnieje pojęcie nadgodzin. 

Pracownik na umowie cywilnoprawnej ma do wykonania zadania, jeśli w umowie ma określoną górną granicę godzin, a istnieje szansa, że ją przekroczy, powinien o tym poinformować zleceniodawcę. W innym przypadku, za godziny wypracowane poza określony limit może nie dostać dodatkowego wynagrodzenia. 

Na umowie zlecenie nie posiadamy uregulowanych  zasad dotyczących nadgodzin, tak jak w umowie o pracę, w przypadku której pracodawca nie może nakazać nadgodzin pracownikowi: 

  • w ciąży 
  • młodocianemu 
  • pracownikowi opiekującym się dzieckiem do 4 roku życia
  • pracownikowi niepełnosprawnemu 
  • osobie zatrudnionej na stanowisko, na którym jest narażona na przekroczenie dopuszczalnego limitu przebywania z czynnikami szkodliwymi dla zdrowia

Jak traktować nieobecności w ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy?

Nieobecności w ewidencji czasu dzielimy na dwie kategorię: nieobecność nieusprawiedliwiona, nieobecność usprawiedliwiona. Jeżeli nieobecność usprawiedliwiona przypada na cały dzień lub całe dni to w takim samym wymiarze powinno uwzględnić się nieobecność w ewidencji czasu pracy. 

Podstawową różnicą między umową zleceniem, a umową o pracę jest to, że umowa zlecenie w żaden sposób nie chroni pracownika.  Umowa cywilnoprawna nie liczy się do stażu pracy, a zatrudniony nie ma gwarancji ciągłości zatrudnienia. 

W umowie o pracę pracownik ma zagwarantowany okres wypowiedzenia urlopy, zwolnienia chorobowe, świadczenia oraz dodatki za pracę w

nadgodzinach i dniach wolnych. Jeśli pracodawca nie przestrzega tych zasad, pracownik może ubiegać się o swoje prawa w sądzie. Osobie zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia nie przysługuje takiego prawo.  

Z punktu widzenia pracodawcy, cywilnoprawna forma zatrudnienia może być dla niego korzystna, ponieważ nie ma on większych zobowiązań wobec zleceniobiorcy i może zrezygnować z jego usług z dnia na dzień. Powinien natomiast pamiętać, że taką możliwość ma również zleceniobiorca.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, umowa o pracę zawsze stanowi podstawę do ubezpieczenia. Nie odprowadza się składek ZUS od umowy zlecenie w przypadku, gdy zleceniobiorca jest uczniem lub studentem do 26 roku życia.

Na co powinien uważać zleceniobiorca?

Osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia powinna zwrócić uwagę na fakt, czy jego zlecenie nie przypomina kryteriów jakie spełnia umowa o pracę. Może na to wskazywać:

  • wyznaczone miejsce i godziny pracy
  • wykonywanie pracy w podporządkowaniu organizacyjnym i służbowym 
  • wymóg osobistego świadczenia pracy

Pracodawcy, którzy stracili zaufanie do osób, które chcą zatrudnić, często decydują się na zapisanie kar umownych w umowie zlecenie. Kara umowna ma za zadanie zabezpieczyć interesy zleceniodawcy, zapewnić środki na pokrycie szkód, które pracownik może wyrządzić. Kiedy u pracownika pojawi się nieobecność nieusprawiedliwiona, a my mamy wszystko odpowiednio zaznaczone w ewidencji czasu pracy, wtedy zleceniodawca ponosi szkodę, za która odpowiada zleceniobiorca i z tego tytułu może nałożyć na niego karę.