Ewidencja czasu pracy — zasady z Kodeksu pracy

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia szczegółowej i dokładnej ewidencji czasu pracy pracownika zatrudnionego w przedsiębiorstwie. Wynika to z obowiązku dopilnowania prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek ten został nadany przed Kodeks Pracy. Odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji spada na pracodawcę.

Co to jest ewidencja czasu pracy?

Jaka jest definicja ewidencji czasu pracy? Ewidencja czasu pracy to najprościej dokumentacja godzin przepracowanych przez pracownika. Ewidencja czasu pracy jest regulowana przez Art. 149 Kodeksu Pracy i Rozporządzenie Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenie oficjalnie nie jest konieczna, ale pracodawca ma obowiązek wykazać podczas kontroli, że zleceniobiorca otrzymywał wynagrodzenie zgodne z minimalną stawką godzinową. 

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na barkach pracodawców niezależnie od rodzaju umowy zawartej z pracownikiem. Pracodawca musi wykazać prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia i innych świadczeń. Przedsiębiorca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie.

W 2019 nowe rozporządzenie art. 94 pkt 9b kodeksu pracy określiło czas przechowywania dokumentacji ewidencji czasu pracy. Okres ten został ustalony na 10 lat od roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Ewidencja czasu pracy — wzór.

Używany w firmie wzór ewidencji czasu pracy w myśl par. 6 pkt 1 lit. a) wspomnianego rozporządzenia powinien zawierać:

• Stosunek pracy między obywatelem polskim a polskim przedstawicielstwem, misją lub inną placówką za granicą podlega przepisom kodeksu.
• Stosunek pracy między obywatelem polskim a przedstawicielstwem, misją albo inną placówką państwa obcego lub instytucji międzynarodowej, działającymi na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, podlega przepisom kodeksu, jeżeli umowy, układy lub porozumienia międzynarodowe nie stanowią inaczej.

Jak prowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy?

Zgodnie z Art. 94 Kodeksu Pracy, Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Ewidencje czasu pracy należy tak wypełniać, by prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie za godzinową stawkę pracy. Liczba rubryk w ewidencji czasu pracy powinna zgadzać się z wcześniej ustalonymi godzinami czasu pracy. Szczególnie zaznaczone powinny być godziny, które dają prawo pracownikowi do dodatkowego wynagrodzenia lub czasu wolnego od pracy oraz gdzie rekompensata polega na konieczności oddania dnia wolnego od pracy w innym terminie. 

Pracodawca musi oprócz prawidłowego wyliczania stawki godzinowej swojego pracownika, dopilnować odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy.Praca w porze nocnej, dyżury, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, wszystko to powinno się znajdować w prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. 

Jak odpowiednio zabezpieczyć ewidencje czasu pracy?

1. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Uproszczenie polega na braku obowiązku wykazywania godzin pracy. W przypadku uproszczonej ewidencji czasu pracy nie występują płatne nadgodziny.

Pracodawca nie może jednak z tego ułatwienia wywodzić złych wniosków. Nie jest on zwolniony z pozostałych wymogów związanych z prowadzeniem karty czasu pracy oraz innych dokumentów dotyczącym ewidencjonowania. 

W karcie ewidencji czasu pracy muszą więc zostać odnotowane dni wolne, ze wskazaniem tytułu ich udzielenia, zwolnienia od pracy, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione oraz urlop. Należy też pamiętać o podaniu w karcie informacji o przesłankach uzasadniających prowadzenie uproszczonej wersji tej karty.

Jak już wspomniano wcześniej, w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za pracę w nocy lub w nadgodzinach, ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie uproszczonej (art. 149 § 2 K.p.). Uproszczenie ewidencji w przypadku tych pracowników polega na braku obowiązku wykazywania godzin pracy.

Jak oznaczać godziny w ewidencji czasu pracy?

Ile płatne są nadgodziny i jak je wpisywać w ewidencji czasu pracy?

 Zgodnie z kodeksem prawa pracy pracownik otrzymuje za nadgodziny odpowiednie wynagrodzenie, które jest uzależnione od stawki godzinowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami: 

• Za pracę w niedziele, święta, dni wolne lub w nocy pracownik otrzyma 100% do wynagrodzenia
• Za prace w każdy inny dzień otrzyma 50% 

W ewidencji czasu pracy jest możliwość oznaczenia spóźnienia i nieobecności nieusprawiedliwionej pracownika.

Pracownik ma obowiązek przestrzegania czasu pracy, gotowości świadczenia pracy w konkretnych godzinach, wyznaczonym miejscu przez pracodawcę, ale również w trakcie odbywania podróży służbowych, czy dyżurów. Notoryczne spóźnianie się lub nieusprawiedliwione nieobecności mogą prowadzić pracownika do przykrych konsekwencji.

Pracodawca może uznać za stosowne możliwość odpracowania przez pracownika nieobecności lub np. czasu spóźnienia. Zgodnie  z zasadą, pracownik otrzymuje wynagrodzenie za czas pracy. Pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności oraz spóźnienia.