Karta ewidencji czasu pracy — wzór i omówienie
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Nie ma znaczenia ilość zatrudnionych pracowników. Zgodnie z kodeksem pracy, na podstawie ewidencji dokonuje się wyliczeń wynagrodzenia oraz innych świadczeń. W ewidencji czasu pracy muszą znaleźć się m.in. godziny pracy, godziny nadliczbowe, nocne godziny pracy, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.
Co to jest karta ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy do dokument, w którym zawarty jest przepracowany czas pracownika. Może być prowadzona elektronicznie lub papierowo.
Obowiązek jej prowadzenia istnieje od 1 stycznia 2019 roku, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, dalej: rozporządzenie, w § 6 ust. 1 określa katalog dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Jednym z dokumentów jest właśnie ewidencja czasu pracy, powinna być prowadzona dla każdego pracownika indywidualnie.
Ewidencja czasu pracy jest często mylona z listą obecności. Na liście obecności zawiera się godziny przyjścia, wyjścia i liczbę przepracowanych godzin oraz nadgodziny. Musi być na niej podpis pracowników natomiast nie ma obowiązku jej prowadzenia. Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa ponieważ na jej podstawie odbywa się obliczenie należnego wynagrodzenia.
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie miesięcznej lub rocznej, natomiast powinna być prowadzona na bieżąco i co najmniej raz w miesiącu aktualizowana, aby wynagrodzenia dokonywane na jej podstawie były wypłacane prawidłowo.
Karta ewidencji czasu pracy — wzór.
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać kilka niezbędnych elementów, takich jak:
- Godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy, wraz z ilością przepracowanych godzin;
- Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej;
- Liczba nadgodzin;
- Godzina rozpoczęcia i zakończenia pełnienia dyżuru, wraz z ilością liczby godzin i wskazaniem miejsca pełnienia dyżuru;
- Dni wolne od pracy, wraz z oznaczeniem tytułu ich udzielenia;
- Ustawowych zwolnień od pracy wraz z oznaczeniem na jakiej podstawie ich udzielono;
- Innych usprawiedliwionych nieobecności wraz z rodzajem i wymiarem;
- Nieusprawiedliwionych nieobecności wraz ze wskazaniem wymiaru;
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;
W systemie onPoint karty do ewidencji czasu pracy są wypełniane elektronicznie, manager oraz pracownik mają do nich cały czas dostęp. Wypełnione karty są możliwe do pobrania w wersji PDF (za pomocą przycisku drukuj).
Jak powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy?
Pracodawca może wybrać jedną z dwóch form prowadzenia ewidencji – papierową lub elektroniczną. Zasady prowadzenia ewidencji są takie same przy obydwóch formach, natomiast jeśli firma zdecyduje się na prowadzenie ewidencji papierowo musi pamiętać o kilku kwestiach i zapewnić do tego odpowiednie warunki. Ważne jest, aby takie dokumenty były chronione przed zniszczeniem, zabrudzeniem i zawilgoceniem.
Pracodawca musi przechowywać ewidencję czasu pracy, przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego w którym ustał stosunek pracy.
Jeśli firma nie prowadzi ewidencji czasu pracy swoich pracowników naraża się na karę od 1000 do 30000 tysięcy złotych.
Oryginał ewidencji czasu pracy należy do pracodawcy, natomiast powinno być to udostępnione pracownikowi na jego żądanie. Forma udostępnienia zależy od pracownika, może chcieć dokumenty tylko do wglądu, jak również do powielenia czy odpisania zgodnego z oryginałem.
Jak oznaczać urlopy i nieobecności w pracy?
Różnicą między ewidencją czasu pracy a listą obecności jest m.in. to, ze w ewidencji czasu pracy muszą znaleźć się urlopy i inne nieobecności. Nie ma gotowych wzorów symboli takich oznaczeń, ale najczęściej można spotkać:
- UW — urlop wypoczynkowy
- UŻ — urlop na żądanie.
- Ch – choroba (wynagrodzenie chorobowe, które płaci pracodawca lub zasiłek chorobowy, który płaci ZUS)
- Op – opieka na dziecko do lat 14 lub innego członka rodziny
- Um – urlop macierzyński
- Urodz – urlop rodzicielski
- Uojc – urlop ojcowski
- Uwych – urlop wychowawczy
- Uok – urlop okolicznościowy (na okoliczność ślubu lub pogrzebu członków rodziny)
- Ub – urlop bezpłatny
- Zw. art 188 kp – zwolnienie na dziecko z art.188 (2 dni w ciągu roku dla rodziców wychowujących dzieci do lat 14)
- NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna (wyjścia, np. do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie, tylko pracownik z sądu powinien otrzymać rekompensatę za utracone wynagrodzenie itp.)
- NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna (np. zwolnienie na poszukiwanie pracy, które pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia na jego wniosek czy zwolnienie w celu honorowego oddawania krwi).
Co oprócz karty ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy powinna być gromadzona poza aktami osobowymi, a Rozporządzenie Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej określa jakie dokumenty powinny się w niej znaleźć:
- Ewidencję pracownika wraz z informacjami opisywanymi we wcześniejszych punktach
- Wnioski o zwolnienie z pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
- Zwolnienie z pracy przysługujące z art 188,
- Ustalenie indywidualnego toku pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty art. 142,
- Stosowania skróconego tygodnia,
- Wnioski o świadczenie pracy tylko w piątki, soboty, niedziele i święta art.144,
- Stosowanie rozkładu pracy, w którym rozpoczyna się pracę o różnych godzinach w dniach, które są dla pracownika dniami pracy,
- Dokumenty związane z zadaniowym trybem pracy
- Dokumenty związane z udzieleniem pracownikowi dnia wolnego w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy,
- Dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych
- Zgodę na – pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy).
Są odstępstwa od reguły prowadzenia ewidencji czasu pracy. Takie wyjątki są zapisane w art. 149 § 2 Ustawy Kodeks pracy. Uproszczone karty czasu pracy można prowadzić dla:
- pracowników pracujących w zadaniowym systemie pracy
- zarządzających firmom w imieniu pracodawcy
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
- Pracowników zatrudnionych na umowie zleceniu -> Zobacz: Ewidencja czasu pracy przy umowie zlecenie.
Takie ograniczenie oznacza, że pracodawca nie musi zapisywać godzin pracy, ale nie zwalnia go to całkowicie z obowiązku ewidencji. Musi wykazać:
- dni wolne i z jakiego tytułu zostały udzielone
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
- rodzaj i wymiar usprawiedliwionych jak i nieusprawiedliwionych nieobecności
Zobacz także: