Lista płac — wzór i omówienie dokumentu

W celu wyliczania wynagrodzeń należnych pracownikom – pracodawca może prowadzić listy płac. Choć nie są one wymagane przez przepisy prawa, mogą znacznie usprawnić kwestie kalkulowania pensji. Zawierają informacje na temat składek społecznych oraz należnego podatku. W związku z tym muszą być odpowiednio przechowywane.

Co to jest lista płac?

Lista płac to dokument, wskazujący należne pracownikowi wynagrodzenie. Uwzględnia składki na rzecz ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Przepisy prawa nie nakładają na pracodawców obowiązku prowadzenia listy płac. W związku z tym nie istnieje jeden wzór takiego dokumentu. 

Mimo tego wielu pracodawców prowadzi taką dokumentację. Lista płac pozwala nie tylko na kontrolowanie prowadzonych kalkulacji, ale też ułatwia wypełnianie corocznych deklaracji  podatkowych oraz informacji dotyczących opłacanych za pracowników składek (ZUS IMIR – dawne ZUS RMUA).

Lista płac — wzór z omówieniem

Aby lista płac została sporządzony prawidłowo, należy w niej uwzględnić dane z:

• ewidencji czasu pracy i listy obecności;
• umowy o pracę;
• wszelkich decyzji o przyznaniu dodatkowych środków do wynagrodzenia.

Wzór listy płac sporządzany przez pracodawcę powinien zawierać:

• nazwę pracodawcy;
• numer lub nazwę listy płac;
• okres czasu, którego dotyczy;
• datę sporządzenia listy płac;
• datę wypłaty wynagrodzenia;
• imiona i nazwiska pracowników;
• wszystkie składniki wynagrodzenia;
• podpisy osób sporządzających listę płac;
• podpis pracownika, któremu wypłacono wynagrodzenie w gotówce.

Lista płac zawiera podstawowe dane pracodawcy i pracownika. Prezentuje też kalkulacje związane z naliczaniem składek społecznych i podatku, a także wszelkich innych potrąceń. Lista płac obejmuje koszty pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracownika. Zgodnie z datą wskazaną w dokumencie, rozliczane są składki ZUS i podatek. 

Jakie elementy poza wynagrodzeniem zasadniczym zawiera lista płac?

Lista płac zawiera wszystkie składniki wynagrodzenia pracownika:

• wynagrodzenie zasadnicze;
• dodatki do wynagrodzenia – np. premie, prowizje;
• podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne;
• składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika i pracodawcę;
• koszty uzyskania przychodu;
• podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne;
• kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne;
• podstawę naliczania podatku dochodowego;
• kwotę wolną od podatku;
• naliczoną i należną zaliczkę na podatek;
• potrącenia – np. komornicze, alimentacyjne, z tytułu ubezpieczenia grupowego;
• wynagrodzenie netto do wypłaty.

Na liście płac wymienione są wszystkie składniki wynagrodzenia. Zatem tworząc listę płac, pracodawca w jednym miejscu ma informacje na temat wszystkich kwoty, które należy uwzględnić (składki, zaliczka na podatek). W dokumencie widnieje też kwota netto, którą otrzymuje pracownik.

Przechowywanie i udostępnianie listy płacy

Lista płac może być sporządzona w formie papierowej lub elektronicznej. Wersja elektroniczna umożliwia szybkie, automatyczne wyliczanie składek oraz łatwiejszy dostęp z dowolnego urządzenia mobilnego. W takim przypadku kluczową role odgrywa zapewnienie właściwego bezpieczeństwa danych. Firma powinna też dysponować kopią zapasową na wypadek utraty plików.  Warto pamiętać, że elektroniczna lista płac powinna mieć format dostosowany do druku. 

Osoba zatrudniona ma prawo wglądu do dokumentów, które stanowią podstawę ustalenia jej wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń, które jej przysługują. W związku z tym ma też wgląd do listy płac. Jeśli pracodawca prowadzi listy dla wielu pracowników jednocześnie – należy pamiętać, aby dana osoba miała dostęp tylko do swoich danych. Warto pamiętać, że informacje na temat dodatków i potrąceń zawiera też pasek wynagrodzenia. Jeśli firma dostarcza osobom zatrudniony paski płacowe – rzadziej pojawia się potrzeba okazywania list płac.