Pasek wynagrodzenia — wszystko o paskach płacowych

Zarówno pracodawca, jak i pracownik, zdają sobie sprawę, że wynagrodzenie brutto podlega wielu odliczeniom. Kluczowa dla osoby zatrudnionej jest kwota pensji netto. Dobrym sposobem na zrozumiałe ukazanie sposobu obliczania wypłaty każdego pracownika jest dostarczanie mu co miesiąc pasków płacowych. Zawiera on wszystkie potrącenia i dodatki.

Co to jest pasek wynagrodzenia?

Pasek wynagrodzenia to dokument wykazujący wszystkie składniki wynagrodzenia, potrącenia oraz dodatki. Przepisy prawa nie nakładają na pracodawcę obowiązku wydawania takich dokumentów. Kodeks Pracy przewiduje konieczność informowaniu osób zatrudnionych o sposobie obliczania wynagrodzenia, jednak forma ta nie jest z góry narzucona. Zgodnie z tym, pracodawca może wprowadzić paski płacowe oraz ustalić obowiązek ich przedstawiania w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie płac). Pasek wynagrodzenia może mieć formę papierową lub elektroniczną. 

Niezależnie od pasków płacowych – na żądanie pracownika, pracodawca ma obowiązek udostępnienia dokumentów informujących o sposobie obliczenia wynagrodzenia. Zgodnie z tym mogą to być np. układ zbiorowy pracy, regulamin premiowania, lista obecności potwierdzająca wypracowane godziny, lista płac, wykaz ewentualnych potrąceń.

Choć przepisy prawa nie wprowadzają obowiązku wydania pasków płacowych pracownikom, to pracodawcy często decydują się na dostarczanie ich osobom zatrudnionym. Pozwala to na przekazanie jasnych i konkretnych informacji na temat tego, w jaki sposób obliczono wynagrodzenie osoby zatrudnionej. Paski wynagrodzenia, zawierające dokładne dane na ten temat, co skutkuje uniknięciem wszelkich niejasności – pracownik dokładnie wie, dlaczego otrzymał taką, a nie inną wypłatę. Gdy pracownikom wydawane są paski płacowe – rzadziej występuje konieczność okazywania im innych dokumentów ukazujących sposób obliczania wynagrodzenia.

Pasek płacowy powinien być sporządzony tak, aby z łatwością można było z niego wywnioskować z czego wynika różnica pomiędzy pensją brutto, a netto. Dużą popularnością cieszą się elektroniczne paski płacowe, generowane przez nowoczesne narzędzia HR (np. onPoint). Oprócz elektronicznego obrazu paska wynagrodzenia, system dostarcza też instrukcję dla pracowników jak prawidłowo czytać wyświetlane informacje. 

Jak czytać pasek wynagrodzenia? Wzór.

Informacje na pasku płacowym ukazują wynagrodzenie zasadnicze i wyliczenia stawki brutto do netto. Ukazują dokładne zestawienie wszystkich potraceń oraz pozostałych składników. 

Na pasku wynagrodzenia powinny znaleźć się następujące dane:

• dane firmy;
• dane pracownika;
• miesiąc, którego dotyczy wypłata;
• kwota wynagrodzenia brutto;
• kwota wynagrodzenia netto;
• dane związane z wysokością odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, zdrowotne);
• wysokość zaliczki na podatek dochodowy;
• koszty poniesione przez pracodawcę;
• informacja o pobranych zasiłkach (np. chorobowy).

Najistotniejsze na pasku płacowym, z punktu widzenia pracownika, wydaję się kwoty: brutto oraz netto. Wyjściową obliczeń jest pensja brutto określona w umowie. Na jej podstawie określane są wszystkie składki, które stanowią określony procent kwoty podstawy. Pensja, którą otrzymuje pracownik (kwota netto) powstaje w wyniku odjęcia od kwoty brutto sumy składek społecznych, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek. Z kolei wartość podatku obliczana jest od podstawy podatku pomnożonej przez procent podatku. Podstawa podatku to wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne i koszty uzyskania przychodu.

Co jeszcze może znaleźć się na wyciągu z listy płac?

Oprócz podstawowych informacji dotyczących pracownika oraz otrzymywanego przez niego wynagrodzenia brutto i netto na wyciągu z listy płac wyszczególnione zostaną:

• ewentualne dodatki;
• ewentualne potrącenia.

Kwoty doliczane do pensji mogą być np. dodatkami za nieobecności, nadgodziny, pracę w nocy, staż pracy. Może to też być premia uznaniowa czy prowizja od sprzedaży. Doliczone do wypłaty zostaną też: nagrody jubileuszowe, ryczałt za dojazdy czy środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) np. wczasy pod gruszą. Z kolei potrącenia mogą dotyczyć zobowiązań komorniczych lub np. opłat z tytułu korzystania z karty MultiSport. Zarówno podstawy dodatków, jak i potrąceń, mogą być indywidualnie ustalane przez każdego pracodawcę. 

Pasek płacowy — zalety dla pracodawcy i pracownika

Wydanie pasków płacowych nie jest obowiązkowe, ale z uwagi na posiadanie wielu plusów – duża liczba firm decyduje się na dostarczenie swoim pracownikom takich dokumentów. Pozwalają one na systematyczną weryfikację wyliczeń. W przypadku wykrycia nieprawidłowości – możliwa jest szybka korekta. To również dobry sposób na pokazanie osobom zatrudnionym sposobu wyliczania ich pensji. 

Z drugiej strony – pracownik na bieżąco może sprawdzać, czy wypłata wyliczana jest prawidłowo. Ma możliwość sprawdzenia wszystkich kosztów pracodawcy w związku z jego etatem. W przypadku wszelkich wątpliwości – osoba zatrudniona ma możliwość sprawdzenia dokonanych kalkulacji. Nie jest konieczne comiesięczne zwracanie się do działu księgowości z prośbą o informacje na temat wyliczeń. 

Czy pasek wynagrodzenia zastąpi druk ZUS IMIR (dawniej ZUS RMUA)?

Choć zgodnie z prawem – na pracodawcy nie ciąży obowiązek wydawania pasków płacowych – to jest on zobowiązany do  pisemnego przekazywania każdemu pracownikowi informacji o wysokości składek przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Druk ZUS IMIR (dawniej ZUS RMUA) obejmuje naliczane od wynagrodzenia kwoty z tytułu tych składek. Może być przekazywany w formie papierowej lub elektronicznej. Raport może być doręczany pracownikowi raz do roku lub miesięcznie (na jego życzenie). Jeśli informacja przekazywana jest co miesiąc – nie ma potrzeby przekazywania informacji rocznej. 

Dane mogą być prezentowane w innej formie niż na formularzu ZUS IMIR (np. pasek płacowy), o ile spełnia on wymogi określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Oprócz informacji niezbędnych dla wyciągów z listy płac – informacja powinna zawierać także podpis osoby upoważnionej z ramienia pracodawcy do sporządzenia takiego druku.