Plan urlopów – wygodne zarządzanie urlopami w firmie

Zgodnie z corocznie nabywanym urlopem, pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym w którym nabył do niego uprawnienia. Prawo pracy nie precyzuje, kiedy plan urlopowy powinien być sporządzony. Natomiast, najczęściej plany są tworzone przed rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego lub na samym jego początku. W swoich planach urlopowych warto uwzględnić długie weekendy.

Plan urlopów w kodeksie pracy.

Według ustawy w kodeksie pracy art. 163 § 1, urlopy powinny być przyznawane według planów urlopowych, ustalanych przez pracodawcę. Przełożony bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz zapewnienie normalnego trybu pracy. Jeśli wypoczynek planowany przez pracownika zaburza funkcjonowanie firmy, pracodawca może nie uwzględnić takiego urlopu i wyznaczyć inny termin. 

Planowanie czasu wolnego zatrudnionych osób nie dotyczy urlopu na żądanie, który według kodeksu, powinien być udzielony w żądanym przez pracownika terminie. Plan urlopowy podaje się do wiadomości pracowników, w sposób obowiązujący w danej firmie.

W praktyce planowanie urlopów odbywa się w firmach, które mają większą liczbę pracowników. W małych organizacjach, zarządzający w łatwy sposób są w stanie kontrolować urlopy zatrudnionych.

Problem pojawia się w organizacjach złożonych, w których managerowie mają wielu podwładnych i muszą tak zaplanować pracę, aby zagwarantować płynność pracy przez cały rok, również w okresach wakacyjnych, kiedy większość pracowników planuje swój czas wolny od pracy

Czy planowanie urlopów jest obowiązkowe?

Zatrudniający ma obowiązek tworzenia planów urlopowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Natomiast zgodnie z art. 163 § 11 nie musi tego robić jeśli występuje jedna z dwóch sytuacji. Jeżeli w danej organizacji nie działa związkowa organizacja zawodowa – wtedy pracodawca sam może zrezygnować z planowania urlopów. Lub jeżeli przyzakładowa organizacja zawodowa działa, ale wyda zgodę na nie tworzenie takich planów.

Pracodawca ustala plan urlopów według wniosków o urlop pracowników, natomiast nie są one dla niego wiążące i nie musi podawać uzasadnienia, jeżeli nie zastosuje się do wniosku zatrudnionego. Przede wszystkim, musi zapewnić płynność pracy.

Co powinien zawierać plan urlopów? Wzór.

Planowanie urlopów dotyczy urlopu wypoczynkowego. Kodeks pracy nie definiuje jak dokładnie taki plan powinien wyglądać. Ogólne informacje jakie powinny znaleźć się w planie urlopowym to:

• Wysokość urlopu bieżącego, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 KP),
• urlop uzupełniający (art. 158 KP),
• urlop niewykorzystany w latach poprzednich tzw. urlop zaległy (art. 168 KP).
• Oprócz tego powinny znaleźć się w nim takie informację jak: imię i nazwisko pracownika, daty urlopu, liczbę dni urlopu.

Plan urlopów — zasady szczegółowe.

Pracodawca musi pamiętać o uwzględnieniu obowiązkowego 14 dniowego urlopu oraz daty, do której pracownik musi go wykorzystać. Ważne jest również wykorzystanie urlopu zaległego, który zatrudniający musi wykorzystać do 30 września następnego roku kalendarzowego. 

Zmiany w planie urlopowym mogą być wprowadzane, ale w ściśle określonych przypadkach, opisanych w kodeksie pracy. Zmiany mogą mieć charakter obligatoryjny lub fakultatywny. Zatrudniający ma możliwość przesunięcia urlopu pracownikowi, np. jeżeli okaże się że wypoczynek w tym terminie zakłóci tok pracy. W 156 artykule kodeksu pracy jest zapis zgodnie z którym, pracownik może przesunąć urlop na termin późniejszy, z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego. 

W plan urlopowy nie wliczają się dni urlopu na żądanie o których mówi art. 167 KP. To znaczy, że w przypadku limitu urlopowego 26 dni pracownik powinien zaplanować ich 22, a jeśli limit wynosi 20 dni, to powinien zaplanować 16 dni wolnego.

Przełożony może odmówić zatrudnionemu udzielenia urlopu w wybranym przez niego terminie, jednak kodeks pracy przewiduje wyjątek od tej reguły. Zgodnie z artykułem 163 § 3 kodeksu pracy, pracownica może zawnioskować o pójście na urlop wypoczynkowy zaraz po skończeniu urlopu macierzyńskiego, to samo tyczy się ojców korzystających z urlopu macierzyńskiego. W takiej sytuacji pracownik może wykorzystać urlop bez zgody przełożonego.

Może to zrobić w poniższych sytuacjach:

• bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 KP);
• bezpośrednio po zakończeniu urlopu rodzicielskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1821g KP);
• bezpośrednio po zakończeniu urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 1823 § 3 KP);
• bezpośrednio po zakończeniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 w zw. z art. 183 § 2 KP);.

Osobnym przypadkiem, który również trzeba uwzględnić w planach urlopowych są zatrudnieni, którzy podjęli pracę po raz pierwszy. Ile urlopu przysługuje takim pracownikom? Co miesiąc nalicza im się 1/12 urlopu, przysługującego im po przepracowaniu całego roku.

Jaki program do urlopów warto wybrać?

Do sporządzenia prostego planu urlopów wystarczy nawet Excel. Większość firm decyduje się jednak na profesjonalny program do urlopów. Jeszcze lepszym wyborem będzie rozwiązanie kompleksowe. Jakie funkcje czynią z onPoint idealne wsparcie w tym zakresie?

OnPoint zawiera kompleksowe rozwiązania, które dają możliwość zarządzania urlopami oraz ułatwiają managerom pracę w tym zakresie. System onPoint zapewnia:

• Planowanie urlopów
• Wnioskowanie o urlopy
• Zatwierdzanie urlopów przez managerów
• Indywidualne tytuły urlopowe
• Wyznaczanie zastępstw podczas urlopów
• Zastępstwa dla nieobecnych managerów
• Indywidualne ustawienie świąt i dni wolnych
• Dostosowanie raportów do potrzeb organizacji 
• Oraz wiele innych możliwości