Rezerwacje biurek — co daje dobry system rezerwacji?

Rezerwacja biurek zyskuje obecnie na popularności. Pomaga zorganizować pracę w firmie i zarządzać dostępną przestrzenią biurową. W szczególności sprawdza się w firmach, które wprowadziły pracę w systemie hybrydowym. Jakie jeszcze funkcje oferują systemy do rezerwacji biurek? Najlepszym wyborem są rozwiązania kompleksowe.

Na czym polega system rezerwacji biurek?

System rezerwacji biurek ma na celu wprowadzenie dobrej organizacji pracy firm. Sprawdza się szczególnie po powrocie do biur po przerwie związanej z pandemią. System rezerwacji biurek wspiera efektywne zarządzanie powierzchnia biurową. Ma też na celu usprawnienie pracy w modelu hybrydowym. Idea założenia opiera się o tzw. hot desks – biurka nieprzypisane do konkretnego pracownika, które mogą być dzielone przez wiele osób. 

W systemie rezerwacji biurek pracownik może wybrać, który obiekt chce zarezerwować. Ma możliwość sprawdzenia wyposażenia, czy położenia na mapie budynku. Przestrzeń biurowa może zostać zagospodarowana przy użyciu nowoczesnych narzędzie HR. Taką funkcjonalność oferuje np. platforma onPoint.

Rezerwacja biurek w dobie pracy w modelu hybrydowym

Obecnie dużą popularności cieszy się praca hybrydowa. Jest ona odpowiedzią na sytuację związaną z pandemią covid. Praca hybrydowa łączy w sobie pracę zdalną, z tą wykonywaną stacjonarnie z biura, co zapewnia mniejszy kontakt pracowników między sobą. Taki model pracy pozwala na wiele oszczędności – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Osoby zatrudnione dzięki temu, że nie muszą codzienne dojeżdżać do biura,  maja więcej czasu, który mogą zagospodarować w inny sposób. 

Z kolei firmy, dzięki rotacyjnej wymianie pracowników, mogą wynajmować mniejsze powierzchnie biurowe, co pozwala na ponoszenie mniejszych koszty. System rezerwacji biurek zapewnia też efektywne wykorzystywanie dostępnego miejsca. Pracownicy wybierają z dostępnych zasobów firmy. 

W czym model hybrydowy jest lepszy niż praca zdalna?

Oprócz oszczędności, praca w systemie hybrydowym ma wiele zalet:

  • łatwiejszy do osiągnięcia work-life balance – dzięki pracy w systemie hybrydowym łatwiejsze jest zachowanie równowagi między życiem prywatnym, a zawodowym. Zaoszczędzony na dojazdach czas może zostać poświęcone np. na hobby;
  • wzrost wydajności pracowników – dzięki większej ilości czasu na odpoczynek, osoba zatrudniona jest bardziej wypoczęta i może bardziej skupić się na wykonywanej pracy;
  • brak monotonni – dzięki temu, że w wyznaczone dni pracownicy stawiają się osobiście w siedzibie firmy, a w inne mają możliwość pracy z domu, mogą dopasowywać charakter zleconych zadań do miejsca, z którego pracują (np. tworzenie raportów w zaciszu domowym).

Choć praca hybrydowa łączy w sobie pracę zdalną i stacjonarną, to pozwala na wyeliminowanie wad pracy w całości zdalnej:

  • utrudniona integracja zespołu – w modelu pracy zdalnej pracownicy nie spotykają się na żywo, co może mieć wpływ na integrację zespołu. Osoby zatrudnione korzystają z narzędzi umożliwiających spotkania online, jednak nie zastąpią one kontaktu na żywo;
  • wprowadzenie nie jest możliwe we wszystkich firmach – wielu pracodawców nie może sobie pozwolić na wprowadzenie zdalnego modelu pracy, w związku z charakterem świadczonej pracy. Zlecone pracownikom zadania mogą wymagać użycia specjalistycznego sprzętu, czy pracy w zespołach, co w przypadku pracy zdalnej jest mocno utrudnione;
  • brak uregulowań prawnych – praca zdalna w Kodeksie Pracy nie jest dostatecznie uregulowana, przez co pracodawcy wprowadzają własne warunki i ograniczenia.

Co jeszcze powinien oferować program do rezerwacji biurek?

Oprócz możliwości rezerwacji biurek, dostępne platformy oferują też dodatkowe funkcjonalności. System onPoint wspiera kompleksowe zarządzanie przestrzenią biurową. Poprzez platformę możliwa jest:

  • szybka rezerwacja wszystkich zasobów firmy (nie tylko biurka, ale też sale konferencyjne, miejsca postojowe, rzutniki itp.);
  • prezentacja planu budynku (biurek, sal konferencyjnych) oraz garażu (miejsc postojowych);
  • możliwość bezpośredniej rezerwacji na planie budynku;
  • możliwość podziału obiektów np. biurka wyposażone/niewyposażone;
  • zaznaczanie obszarów biura do rezerwacji przez konkretne grupy pracowników;
  • możliwość wyłączenia pewnych obszarów z rezerwacji;
  • możliwość dodania komentarza do rezerwacji;
  • harmonogram rezerwacji dostępny dla każdego.

Kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania przestrzenią biurową znacznie ułatwiają wykorzystywanie dostępnego miejsca i zasobów. Gdy pracownicy mają możliwość wyboru wszystkich dostępnych obiektów – mogą za pośrednictwem jednej platformy dokonywać selekcji, zgodnie ze swoimi potrzebami. Kalendarz rezerwacji dostępny jest dla wszystkich. Dzięki temu nie ma problemów z organizacją pracy.