Rozliczenie delegacji krajowej – wzór z omówieniem
Rozliczenie delegacji krajowej może wydawać się skomplikowane. Do tego procesu niezbędne są właściwie przygotowane dokumenty. Należy wiedzieć jak prawidłowo rozliczać podróż służbową oraz ustalić czas jej trwania, a także jakich dokumentów pracodawca powinien wymagać od pracownika. Rozliczenie delegacji powinno zostać właściwie ujęte w Księdze Przychodów i Rozchodów.
Jak wygląda wzór rozliczenia delegacji krajowej?
Wzór używany do rozliczenia delegacji krajowej w firmie musi zawierać następujące elementy:
- imię i nazwisko pracownika odbywającego podróż służbową,
- stanowisko osoby zatrudnionej;
- cel podróży służbowej;
- miejsce wyjazdu;
- nazwa miejscowości docelowej;
- liczba dni i godzin podróży służbowej;
- data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
- określenie przysługujących podróżującemu diet krajowych;
- informacje odnośnie używanych podczas podróży środków transportu;
- suma poniesionych kosztów.
Odpowiednie narzędzie znacznie może usprawnić rozliczenie delegacji.
onPoint Delegacje oferuje kompleksowy system do przeliczania wydatków związanych z podróżami służbowymi. Zapewnia automatyczne, wieloetapowe rozliczenie delegacji. Oprócz samego rozliczenia delegacji (z mailowym powiadomieniem pracodawcy i pracownika), onPoint pozwala na wygenerowanie polecenia wyjazdu służbowego i zakończenie rozliczenia wraz z dokumentem Polecenie Księgowania.
W poszczególnych zakładkach swojego rozliczenia delegacji krajowej, pracownik uzupełnia dane podstawowe, wybiera konkretne opcje, które mają zostać uwzględnione (np. ryczałt) oraz wpisuje informacje dotyczące miejsca wyjazdu, wyżywienia, noclegu oraz pozostałych wydatków.
W części „dane podstawowe” pracownik wybiera środek transportu, z którego korzystał podczas delegacji, cel wyjazdu oraz ma możliwość dopisania własnych uwag.
W kolejnym kroku istnieje możliwość wyboru konkretnych opcji związanych z wyjazdem służbowym np. obliczanie diet, uwzględnienie ryczałtu samochodowego, noclegowego czy na jazdę miejską, a także wpisanie kwoty pobranej zaliczki.
Pracownik podaje wymagane dane, a system sam wylicza odpowiednie kwoty, stosując określone wysokości diet czy w przypadku ryczałtu samochodowego – stawki za kilometr przebytej drogi. Ewidencja przebiegu pojazdu zostanie przygotowana automatycznie.
Po uzupełnieniu informacji na temat wszystkich kosztów związanych z delegacją, onPoint podsumowuje rozliczenie delegacji, wskazując, jaką kwotę pracodawca ma zwrócić pracownikowi lub odwrotnie – jeśli zatrudniony pobrał wyższą zaliczkę niż kwota kosztów wyjazdu służbowego.
Warto podkreślić, że w systemie onPoint każdy pracodawca może dopasować opcje rozliczania delegacji do własnych potrzeb. Istnieje możliwość personalizacji kwot diet, uwzględniania kosztów związanych z dotarciem na dworzec lub lotnisko przez pracownika, a także wymagania załączenia skanu faktury lub podania numeru konta bankowego pracownika.
Rozliczenie delegacji może odbywać się dwuetapowo z uwzględnieniem istotności kwoty delegacji – najpierw jest akceptowane przez managera (lub dyrektora finansowego jeśli przekroczy ustalony poziom istotności), a następnie dział księgowy albo odwrotnie.
Kiedy należy rozliczyć podróż służbową w kraju?
Pracownik jest zobowiązany do rozliczenia wyjazdu służbowego. Delegacja krajowa powinna zostać rozliczona w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Bieg wskazanego terminu liczy od dnia następującego po dniu zakończenia delegacji.
Mając świadomość obowiązku rozliczenia delegacji, pracownik zobowiązany jest do gromadzenia wszystkich potwierdzeń opłat, dokonanych w trakcie wyjazdu służbowego.
Po powrocie – osoba zatrudniona wypełnia wskazany przez pracodawcę formularz „rozliczenie delegacji krajowej”, a także przedstawia wszystkie dokumenty potwierdzające uiszczone opłaty.
Załączane faktury powinny być wystawione imiennie na daną firmę. W przypadku potwierdzeń, co do których nie ma możliwości wskazania odbiorcy usługi – np. opłata za miejsce postojowe – pracownik powinien właściwie opisać dokument i załączyć jako dowód wewnętrzny.
Jeżeli pracownik nie dysponuje dokumentami na potwierdzenie kosztów – składa on pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach i przyczynach braku posiadania potwierdzenia.
Z kolei pracodawca wydaje polecenie wyjazdu służbowego, które jest podstawą delegacji. Ma również obowiązek pokrycia kosztów związanych z podróżą zatrudnionego (wyżywienie, koszt przejazdu, nocleg oraz pozostałe wydatki związane z wyjazdem, jeśli występowały).
Przełożony może udzielić pracownikowi zaliczki na wyjazd.
Po powrocie zatrudnionego z delegacji, odbiera on od zatrudnionego rozliczenie delegacji. Po weryfikacji złożonego przez pracownika rozliczenia – pracodawca zwraca poniesione przez osobę podróżującą koszty lub zobowiązuje do zwrotu nadpłaty w przypadku, gdy wypłacona zaliczka była większa niż poniesione wydatki.
Jak ustala się czas delegacji krajowej?
Czas trwania podroży krajowej jest wyznaczony poprzez opuszczenie konkretnego, wyznaczonego przez pracodawcę miejsca, oraz powrót do niego pracownika.
Pracodawca może wskazać, że miejscem rozpoczęcia podróży służbowej jest np. siedziba jego firmy, albo miejsce zamieszkania pracownika.
Pracodawca powinien brać pod uwagę, że nie powinien obciążać osoby zatrudnionej dodatkowymi kosztami np. związanymi z dotarciem do miejsca rozpoczęcia podróży poza miejscem zamieszkania pracownika.
Zatem delegacja krajowa rozpoczyna się po opuszczeniu przez pracownika miejscowości określonej jako miejscowość początkowa, a kończy z przyjazdem do miejscowości wskazanej przez pracodawcę jako miejscowość zakończenia podróży. Miejsca te powinny zostać wskazane w poleceniu wyjazdu służbowego.
Kodeks Pracy nie określa maksymalnego ani minimalnego czasu trwania delegacji krajowej. Jednak należy mieć na uwadze, że pracownikowi w każdej dobie przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu.
W sytuacji, kiedy wyjazd służbowy trwa co najmniej 10 dni – osobie zatrudnionej przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem do miejsca odbywania delegacji.
Za czas pobytu w miejscu zamieszkania pracownik nie nabywa prawa do diety.
Co do zasady osoba, która otrzymała polecenie wyjazdu służbowego nie może odmówić udziału w delegacji. Jeśli nie wyrazi chęci udziału w zleconej podróży – przełożony może wyciągnąć wobec osoby zatrudnionej konsekwencje służbowe. Zasada obowiązku udziału w delegacji nie dotyczy jednak:
- osób niepełnosprawnych z ograniczeniami ruchowymi;
- kobiet w ciąży:
- jednego z rodziców dzieci do lat 4 (rodzice muszą ustalić między sobą, któremu z nich przysługiwać będzie prawo odmowy udziału w wyjeździe służbowym).
W przypadku tych grup pracowników, pracodawca powinien uzyskać od nich zgodę na udział w delegacji.
Jakich dokumentów może wymagać pracodawca po delegacji?
Pracownik, w celu rozliczenia delegacji krajowej, zobowiązany jest do gromadzenia dowodów, potwierdzających poniesienie, w związku z wyjazdem służbowym, kosztów. Przepisy prawa nie określają katalogu takich potwierdzeń. Mogą to być wszystkie dokumenty, udowadniające wydatki, w szczególności:
- rachunki;
- faktury;
- paragony;
- bilety;
- potwierdzenia opłat;
- potwierdzenie przelewów.
W sytuacji, gdy pracownik nie dysponuje dokumentami na potwierdzenie kosztów – składa pracodawcy pisemne oświadczenie o poniesionych kosztach oraz uzasadnia brak posiadania potwierdzeń.
Przedkładanie dokumentów potwierdzających poniesione koszty nie jest także konieczne, gdy pracownik chce korzystać z ryczałtu na nocleg. Może to mieć miejsce, gdy pracodawca nie zapewnił pracownikowi bezpłatnego noclegu, a osoba zatrudniona nie przedłożyła rachunku dokumentującego wydatek na zakwaterowanie.
Za każdy nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 150% diety.
Określona kwota przysługuje też na pokrycie wydatków związanych z dojazdami komunikacją miejscową – jest to 20% diety.
W przypadku delegacji odbytej samochodem prywatnym ustala się stawkę kwotową za 1 km przebytej drogi i w ten sposób następuje rozliczenie podroży służbowej.
Co musi się znaleźć w Księdze Przychodów i Rozchodów?
W związku z tym, że delegacja to wyjazd pracownika w celu wykonywania jego obowiązków służbowych – wydatki związane z odbyciem tej podróży pracodawca może ująć jako koszty uzyskania przychodu. W związku z tym wydatki te powinny zostać zawarte w Księdze Przychodów i Rozchodów.
Zasady prowadzenia zapisów w tej księdze reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zapisu związanego z delegacją dokonuje się na podstawie rozliczenia kosztów tej podróży, sporządzonego na dowodzie wewnętrznym – rozliczeniu wyjazdu służbowego. Dowód musi zawierać określone dane: imię i nazwisko osoby zatrudnionej, cel podróży, nazwę miejscowości z której wyrusza i do której przyjeżdża docelowo pracownik, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.
Wydatki poniesione na delegacje pracowników w określonych przypadkach mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu lub odliczone od podatku VAT.
Odliczenie od podatku VAT nie dotyczy faktur za usługi gastronomiczne i noclegi.
Niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu (w kwocie brutto). Do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć można też środki poniesione na diety i koszty podróży do określonych w przepisach wysokości.
Jeśli wydatki na np. podróż pracownika będą wyższe niż narzucona przez przepisy kwota – wówczas takiej „nadwyżki” nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Wydatków związanych z wyjazdami służbowymi osób zatrudnionych pracodawca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.