Rozliczenie delegacji onPoint jako przykład automatyzacji procesów obsługi pracownika
W ostatnim czasie obserwujemy bardzo dużą presję branży BPO/SSC/ITO na automatyzowanie procesów. Temat ten jest bardzo szeroko dyskutowany, m.in. na konferencjach ABSL i ASPIRE.
Jest to wynik po części presji na zmniejszanie wielkości kosztów oraz rosnących trudności w rekrutacji i zatrzymaniu kluczowych pracowników. Z drugiej strony zmiana ta jest narzucona przez szybkie tempo zmian rozwoju technologii oraz modę na innowacje w przedsiębiorstwach oraz automatyzację i robotyzację procesów.
Przykładem takiego rozwiązania jest moduł Rozliczenie delegacji systemu onPoint, który automatyzuje następujące obszary tego procesu:
- wprowadzanie danych,
- przeprowadzanie wyliczeń (przygotowane algorytmy wyliczeniowe),
- komunikacja (obieg dokumentów, notyfikacje mailowe o wykonanych czynnościach),
- wiedza i informacja (dostęp do odpowiednich formularzy i wniosków, przygotowywanie raportów),
- edukacja (podpowiedzi jak właściwie wypełnić formularze),
- archiwizacja (elektroniczna archiwizacja dokumentów).
Efektem automatyzacji procesu rozliczania delegacji są przede wszystkim:
- Znaczący wzrost jakości danych i wyliczeń. Między innymi poprzez eliminację błędów ludzkich (poprzez walidację formularzy oraz automatyzację pozyskiwania informacji ze źródeł zewnętrznych).
- Przyśpieszenie przepływu informacji.
- Skrócenie czasu niezbędnego na wykonanie czynności (algorytmy wyliczające, szybsza komunikacja).
- Skalowalność oraz redukcja kosztów obsługi procesu.
- Lepsza kontrola procesu.
Z naszych obserwacji wynika, że automatyzacja procesu obsługi pracownika, w tym rozliczenia delegacji spotyka się z bardzo dobrym przyjęciem uczestników procesu. Na początku najważniejsze jest uświadomienie sobie zalet takiego rozwiązania. Cieszy więc bardzo rola organizacji zrzeszających firmy z sektora BPO/SSC/ITO i poruszanie tego tematu podczas spotkań i konferencji.
Pracownicy już teraz odbierają jako nowoczesne te przedsiębiorstwa, które wdrażają automatyzacje procesów obsługi pracownika. Dlatego firmy, które chcą być postrzegane jako nowoczesne zdają sobie sprawę z rosnącej roli narzędzi informatycznych, które zastępują ludzi jako części procesu. Eliminowane są w ten sposób czynności które obarczone są dużym ryzykiem błędu ludzkiego. Czynności nudne, męczące i powtarzalne. Podnosząc przy tym wymagania wobec tych pracowników, którzy pozostają przy obsłudze procesu.
W najbliższym czasie wraz ze wzrostem świadomości zalet jakie niesie ze sobą taka zmiana, automatyzacja obejmie także średnie i małe przedsiębiorstwa z innych branż. Według nas już teraz jest to bardzo znaczący czynnik postrzegania nowoczesności firmy przez jej pracowników i osób poszukujących pracy.