rozliczenie delegacji zagranicznej

Rozliczenie delegacji zagranicznej — wzór z omówieniem

Przy rozliczaniu delegacji zagranicznej pod uwagę należy wziąć limity wydatków przeznaczone na dietę i nocleg w kraju, do którego pracodawca zleca pracownikowi podróż służbową, a także obowiązujące kursy walut. Na wyjazd osoba zatrudniona musi też otrzymać zaliczkę. Jak prawidłowo rozliczyć delegację zagraniczną? Wzór z omówieniem.

Jak wyglada wzór rozliczenia delegacji zagranicznej?

Wzór używany do rozliczenia delegacji zagranicznej w firmie musi zawierać następujące elementy:

  • dane osobowe osoby odbywającej zagraniczną podróż służbową;
  • stanowisko pracownika;
  • cel delegacji;
  • miejsce wyjazdu oraz powrotu;
  • nazwa miejscowości docelowej;
  • liczba dni i godzin podróży służbowej;
  • data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
  • data i godzina przekroczenia granic Polski;
  • określenie przysługujących podróżującemu diet;
  • informacje odnośnie używanych podczas podróży środków transportu;
  • suma poniesionych kosztów.

Rozliczenie delegacji znacznie usprawniają nowoczesne narzędzia HR.

onPoint Delegacje kompleksowo przelicza wydatki związane z podróżami służbowymi. System automatycznie uwzględnia wiele etapów rozliczenia i powiadamia pracownika oraz pracodawcę o wykonaniu procesu. Pozwala także wygenerować przed podróżą polecenie wyjazdu służbowego, a po przeliczeniu wszystkiego – polecenia księgowania.

W kartach swojego rozliczenia delegacji zagranicznej, osoba, która odbyła podróż służbową, wpisuje dane podstawowe, wybiera poszczególne opcje, które mają zostać zastosowane (np. zwrot wydatków w walucie, w której zostały poniesione) oraz wskazuje miejsce wyjazdu i przyjazdu, noclegu oraz informacje dotyczące wyżywienia i reszty poniesionych kosztów.

W zakładce „dane podstawowe” osoba zatrudniona wybiera środek transportu, jakim się poruszała podczas wyjazdu służbowego, jego cel, a także może dopisać własne uwagi.

W kolejnym kroku pracownik ma możliwość zaznaczenia opcji związanych z delegacją zagraniczną np. obliczanie diet, uwzględnienie ryczałtu samochodowego, noclegowego czy na jazdę miejską, a także wpisanie kwoty pobranej zaliczki. Pracownik wskazuje też, kiedy opuścił granice kraju. Osoba, która odbyła wyjazd służbowy wpisuje niezbędne dane, a system przelicza konkretne kwoty. Co istotne, onPoint automatycznie przelicza kursy walut, a także uwzględnia kwoty diet w różnych krajach.

Gdy wszystkie dane zostaną wpisane – system podsumowuje rozliczenie delegacji. Wskazuje, jaka kwota powinna zostać zwrócona pracownikowi w związku z poniesionymi przez niego wydatkami. W przypadku pobrania zaliczki istnieje możliwość, iż to osoba odbywająca wyjazd ma obowiązek zwrotu niewykorzystanych na delegację zagraniczną środków. 

System onPoint oferuje pracodawcy możliwość konfiguracji poszczególnych opcji rozliczenia delegacji do potrzeb firmy. Istnieje możliwość zmiany kwot diet, uwzględniania w wyliczaniach wydatków związanych z dotarciem na dworzec lub lotnisko przez osobę odbywającą podróż zagraniczną.

Wymagane może być też załączenie skanu faktury lub podanie numeru konta bankowego pracownika w celu rozliczenia delegacji. Pracodawca może zadecydować, czy akceptacja rozliczenia jest jedno – czy dwupoziomowa. 

Kiedy należy rozliczyć zagraniczną podróż służbową?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – pracownik ma obowiązek rozliczenia zagranicznego wyjazdu służbowego. Delegacja zagraniczna powinna zostać rozliczona w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Bieg wskazanego terminu rozpoczyna się od dnia następującego po dniu powrotu osoby zatrudnionej z wyjazdu. 

Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej następuje w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Kurs przyjęty do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej w odniesieniu do kosztów podróży służbowej służy do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Nie stosuje się go do rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej dla celów bilansowych i podatkowych.

W celu rozliczenia delegacji, pracownik powinien zbierać wszystkie potwierdzenia wydatków w trakcie delegacji. Po zakończeniu podróży służbowej osoba, która brała udział w wyjeździe uzupełnia wskazany przez pracodawcę dokument – „rozliczenie delegacji zagranicznej”, do którego załącza posiadane potwierdzenia poniesionych opłat.

Najlepiej, aby faktury za usługi wystawione były imiennie na firmę pracodawcy. W przypadku kwitów, na których nie jest możliwe wskazanie odbiorcy usługi – np. bilet parkingowy – pracownik zobowiązany jest do dokładnego opisania posiadanego potwierdzenia oraz załączenia go jako dowód wewnętrzny.

W sytuacji, gdy osoba, która odbyła zagraniczną podróż służbową nie posiada potwierdzeń poniesionych kosztów – składa pisemne oświadczenie o wydatkach związanych z podróżą oraz podaje przyczynę braku posiadania potwierdzenia. 

Na pracodawcy ciąży obowiązek wydania polecenia wyjazdu służbowego, które stanowi podstawę delegacji. W związku z tym pokrywa też wszystkie koszty związane z podróżą służbową pracownika (wyżywienie, koszty podróży, noclegu oraz pozostałych wydatków związanych z wyjazdem, jeśli występowały).

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaliczki na delegację zagraniczną. Po zakończeniu wyjazdu służbowego odbiera dokument rozliczenia podróży służbowej.

Po sprawdzeniu złożonego przez osobę zatrudnioną rozliczenia – pracodawca zwraca poniesione przez pracownika wydatki lub zobowiązuje do zwrotu nadpłaty w przypadku, gdy wypłacona zaliczka była większa niż poniesione koszty.

Jak ustala się czas delegacji zagranicznej?

Delegację zagraniczną dzieli się na dwie części – krajową (do momentu, w którym pracownik opuszcza terytorium kraju) oraz zagraniczną.

Czas podróży zagranicznej liczy się w zależności od środka transportu, jakim podróżuje pracownik:

  • podróż lądowa − od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  • podróż lotnicza − od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • podróż morska − od chwili wyjścia statku z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Przepisy prawa nie wskazują maksymalnego ani minimalnego czasu trwania delegacji zagranicznej. Jednak należy mieć na uwadze, że pracownikowi w każdej dobie przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu. 

Pracownik, po otrzymaniu polecenia wyjazdu służbowego, nie może odmówić udziału w delegacji zagranicznej. Jeśli wzięcie udziału w zleconej podróży spotka się z odmową –  wobec osoby zatrudnionej mogą zostać wyciągnięte konsekwencje służbowe przez przełożonego. Zasada obowiązku udziału w delegacji nie dotyczy jednak:

  • osób niepełnosprawnych z ograniczeniami ruchowymi;
  • kobiet w ciąży:
  • jednego z rodziców dzieci do lat 4 (rodzice muszą ustalić między sobą, któremu z nich przysługiwać będzie prawo odmowy udziału w wyjeździe służbowym).

W przypadku wskazanych grup pracowników, pracodawca zobowiązany jest do uzyskania zgody na udział w zagranicznym wyjeździe służbowym.

Jakich dokumentów może wymagać pracodawca po delegacji zagranicznej?

W celu rozliczenia delegacji zagranicznej, pracownik ma obowiązek zbierania potwierdzeń poniesionych kosztów. Obowiązujące przepisy prawa nie określają jednoznacznie katalogu takich poświadczeń. Zatem do dokumentu rozliczenia delegacji pracownik załączyć może np.:

  • rachunki;
  • faktury;
  • paragony;
  • bilety;
  • potwierdzenia opłat;
  • potwierdzenie przelewów.

Może zdarzyć się tak, że pracownik nie posiada wydruków dokumentujących konkretne koszty. W takiej sytuacji przedkłada pracodawcy pisemne oświadczenie o wydatkach, które poniósł oraz argumentuje przyczynę braku posiadania takich dokumentów.

W przypadku nie przedłożenia np. faktury za nocleg – pracownikowi przysługuje 25% ustalonego w danym państwie limitu na koszty związane z noclegiem.

W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie wydatków związanych z korzystaniem ze środków komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. 

Ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
  • zapewniono mu bezpłatne dojazdy;
  • nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczone są te ryczałty.

Jak rozliczyć delegację zagraniczną w Księdze Przychodów i Rozchodów?

Z uwagi na fakt, iż w trakcie delegacji zagranicznej pracownik wykonuje obowiązki służbowe – wydatki związane z takim wyjazdem, mogą zostać zaliczone przez pracodawcę jako koszty uzyskania przychodu. Wydatki te należy uwzględnić w Księdze Przychodów i Rozchodów.

Księga ta powinna być prowadzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zapis dotyczący rozliczenia delegacji dokonuje się na dowodzenie wewnętrznym – dokumencie rozliczenia wyjazdu służbowego. 

Formularza ten powinien wskazywać dane osobowe osoby podróżującej, cel wyjazdu, nazwę miejscowości z której wyrusza i do której przyjeżdża docelowo pracownik, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu, a także kiedy przekroczył granice w jedną i drugą stronę), stawkę i wartość przysługujących diet.

Niektóre koszty związane z delegacjami pracowników mogą zostać też odliczone od podatku VAT. Odliczenie od podatku VAT nie dotyczy wszystkich przedłożonych faktur – tego podatku nie można odliczyć od usług gastronomicznych i noclegowych. Niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu może zostać odjęty do kosztów uzyskania przychodu (w kwocie brutto).

Do kosztów tych zaliczyć można też wydatki poniesione na diety i związane z podróżą, ale do określonej w przepisach wysokości. Jeśli wydana kwota np. na podróż osoby zatrudnionej będzie wyższa, niż ta określona w przepisach prawa – wtedy takiej „nadwyżki” nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Wymienionych wydatków, związanych z podróżami służbowymi pracowników, pracodawca nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli zdecydował się na opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej.