Samoobsługa pracownicza – czyli jak zmniejszyć kolejki do działu HR
Od kilku lat jesteśmy świadkami coraz szybszej optymalizacji procesów administracyjnych i w tym kontekście obserwowana będzie postępująca digitalizacja i automatyzacja. Na rozwój digitalizacji procesów duży wpływ będą mieć zmiany przepisów prawa. Zgodnie z projektem ustawy, pracodawcy mogą zostać zwolnieni z obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowników w wersji papierowej. Dzięki temu przedsiębiorstwa będą mogły całkowicie zdigitalizować akta osobowe. Pozwoli to na oszczędność czasu, kosztów oraz spowoduje wzrost wydajności i efektywności działów HR. Dodatkowo rośnie znaczenie samoobsługowych systemów Employee Self Service (ESS), które umożliwią zoptymalizowanie wielu pracochłonnych procesów. Według szacunków Deloitte, aż 74 procent menedżerów uważa, że przeniesienie procesów HR do świata cyfrowego to jeden z priorytetów.
Źródło: Report Executive Summary 2017.
Samoobsługa daje możliwość pracownikom i ich przełożonym samodzielne inicjowanie oraz przeprowadzanie procesów kadrowych. Zatrudnieni w działach HR najczęściej stosują systemy do planowania i urlopów oraz zarządzania zespołem – 58 procent ankietowanych. 48 procent respondentów używa systemów samoobsługowych do obsługi wniosków. Jedynie 37 procent wykorzystuje dostępu do dokumentów kadrowych za pomocą systemów samoobsługowych, a 35 procent do zarządzania czasem pracy.
Przykładem popularnego systemu samoobsługowego, który wspiera zarządzanie nieobecnościami, ewidencje czasu pracy, rozliczanie delegacji i wydatków, czy prowadzeniem elektronicznej teczki osobowej jest onPoint.pl. Obecnie korzysta z niego kilka tysięcy użytkowników na terenie Europy oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki. Ankietowani pracownicy najwyżej oceniają w onPoint:
- uproszczenie i przyspieszenie obiegu informacji,
- dostępność 24/7 z dowolnego miejsca
- prostotę i intuicyjność obsługi
- wyeliminowanie błędów w danych
Dodatkowo ankietowana kadra menadżerska podkreśla takie walory jak: zwiekszenie zaangażowania pracowników i odciążenie kierowników, błyskawiczne kilkudniowe wdrożenie, czy pełną kompatybilność z systemem kadrowo płacowym i innymi.
ESS wspierają działy HR nie tylko w realizacji procesów obsługi kadr i płac, ale dodatkowo także w zakresie „miękkiego” HR – rozwój zawodowy, rekrutacja, ocena pracowników. Pracownik może m.in. samodzielnie pobrać pasek płacowy czy zmienić swoje dane osobowe. Taka realizacja procesów administracyjnych nie wymaga angażowania dodatkowych osób oraz zapobiega zbędnej papierkowej pracy.
Co więcej stosowanie systemu samoobsługowego przynosi korzyści nie tylko działom HR, ale samym pracownikom i menedżerom. Doskonałym przykładem ich stosowania są działania związane z wnioskami urlopowymi oraz delegacjami. Dodatkowo stosowanie SAP ESS ułatwia pracownikom codzienne planowanie i wykonywanie pracy oraz jest niecenionym narzędziem dla menadżerów. System ten umożliwia dostęp do informacji, wszelkich niezbędnych raportów, analiz i opracowań. Przyśpiesza i usprawnia to procesy zarządzani zespołem w danym przedsiębiorstwie.
Wpływ technologii, do których zaliczymy systemy samoobsługowe, odgrywa duże znaczenie na procesy HR w organizacji. Zdaniem 60 procent ankietowanych ciągły i natychmiastowy dostęp do informacji o pracownikach wywiera istotny wpływ na organizację. Na drugim miejscu z wynikiem 52 procent znajduje się zwiększenie zaangażowania pracowników.
Samoobsługa w HR wydaje się być procesem nieuniknionym w przedsiębiorstwach. Jej rola i znaczenie będzie systematycznie rosła, tak jak cyfryzacja procesów rachunkowych. W końcu nikt nie wyobraża sobie dzisiaj, by rachunkowość firmy prowadzić inaczej niż w elektronicznej formie.
Źródło: Report Executive Summary 2017.