Teczka pracownicza – zmiany w prawie.

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Co więcej musi przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez 50 lat. W przypadku nierealizowania tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

W styczniu 2018 roku Sejm przyjął ustawę, która wprowadza krótszy okres przechowywania akt pracowniczych oraz elektronizację dokumentów. Kiedy przepisy zostaną wdrożone? Jakie zmiany obejmują? Po odpowiedzi zapraszamy do artykułu!

Ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r. i wprowadza istotne zmiany.  Po pierwsze skraca okres przechowywania akt osobowych oraz dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Warto przypomnieć, że zgodnie z przepisami prawa pracy, akta osobowe pracownika powinny składać się z trzech części:

Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby

Drugą zasadniczą zmianą jest możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji przez pracodawcy w postaci elektronicznej. Po trzecie ustawa wprowadza jako preferowaną wypłatę wynagrodzenie na rachunek bankowy pracownika.

Okres przechowywania dokumentacji

Ustawa wdraża krótszy – 10–letni okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych. Stanowi to bardzo dużą zmianę w stosunku do aktualnego stanu prawnego. Obecnie pracodawca ma obowiązek archiwizowania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat po ustaniu zatrudnienia.

Termin 10 lat liczone jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jednakże warto zaznaczyć, że odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (np. w przypadku pracownika wykonującego prace górnicze). 50-letni okres przechowywania dokumentów stanowił barierę dla mikro i małych przedsiębiorców oraz przedsiębiorców rozszerzających swoją działalność. Po pierwsze pracodawcy nie dysponowali odpowiednim miejscem do archiwizowania akt osobowych, a wynajem magazynów jest bardzo kosztowne. Należy pamiętać, że skrócony okres przechowywania dokumentacji dotyczy pracowników oraz zleceniobiorców zatrudnionych po 1 stycznia 2019 – po dniu wejścia w życie ustawy.

Zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r.

Ustawa odrębnie reguluje sytuację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., wyodrębniając dwie grupy pracowników:

• Pierwsza grupa obejmuje pracowników zatrudnionych w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Nadal istnieje obowiązek przechowywania przez pracodawcę wszelkiej dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jednakże można ubiegać się o skrócenie tego okresu do 10 lat – konieczne jest złożenie raportu informacyjnego. Pracodawca, chcąc skorzystać z takiej możliwości, musi  złożyć jednorazowe oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych raportów informacyjnych (co jest jego dobrowolną decyzją), a następnie rzeczywiście je złożyć.

• Druga grupa obejmuje pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Pracodawcy nadal będą zobowiązani do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych przez 50 lat.

Elektroniczna wersja akt pracowniczych

Istotną zmianę stanowi wprowadzenie dobrowolnego prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych w wersji elektronicznej. Pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Warto zaznaczyć, że obecnie część pracodawców prowadzi podwójną dokumentację – w formie elektronicznej dla własnej wygody oraz w formie papierowej, ponieważ taki obowiązek nakładają na nich obowiązujące przepisy.  Od 1 stycznie 2019 r. na podstawie nowelizacji pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w wybranej przez siebie formie – papierowej lub elektronicznej.

Należy pamiętać, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Zmiana dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Wpłata wynagrodzenia na konto bankowe

Kolejna wprowadzona zmiana to uznanie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako podstawowej. Pracodawca ma obowiązek w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy,. poinformować pracowników, którzy otrzymują pensję w formie gotówkowej o obowiązku podania numeru rachunku bankowego. Jeśli jednak pracownik będzie nadal preferował otrzymywanie wynagrodzenia w formie gotówkowej, może on złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Koszty prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Skrócenie okresu przechowywania oraz elektronizacja znacząco obniżą te wydatki. Warto zauważyć, że cyfrowa forma dokumentów przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi jakość i zredukuje koszty.  Według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii wynika, że dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą być zmniejszone nawet o około 200 tys. zł rocznie.

Źródło

• http://www.rp.pl/Kadry/303159986-Akta-osobowe-pracownikow-wciaz-papierowe.html
• http://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/odpowiedzialnosc_prawa_i_obowiazki/776121,Dokumentacja-pracownicza-od-2019-r-nowe-obowiazki-pracodawcy.html
• http://kadry.infor.pl/wiadomosci/770947,Duze-zmiany-w-prowadzeniu-akt-osobowych-od-2019-r.html
• http://www.roedl.net/pl/pl/warto_wiedziec/prawo_pracy_i_ubezpieczenia_spoleczne/elektronizacja_akt_pracowniczychnowa_ustawa.html
• https://pomoc.wfirma.pl/-akta-osobowe-pracownika