Wniosek o urlop — wzór i omówienie dokumentu

Złożenie wniosku jest informacją dla pracodawcy, że pracownik chce skorzystać ze swojego prawa do dni wolnych. Kodeks pracy nie precyzuje w jakiej formie wniosek urlopowy powinien zostać złożony. Może to być wniosek pisemny, ale też można poinformować o urlopie ustnie. Wszystko zależy od tego, jaki sposób składania wniosku o dni wolne jest przyjęty w firmie, w której pracujemy. 

Kodeks pracy a wniosek o urlop?

Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 z późniejszymi zmianami), mówi o wnioskach urlopowych, które należy składać w formie pisemnej. Zgodnie z:

• art. 174, na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego.
  
  Pracownik nie ma obowiązku uzasadniać wniosku o urlop bezpłatny. Zatrudniony może go złożyć również w przypadku gdy nie wykorzystał jeszcze całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego ale uznał, że przysługujący mu urlop płatny będzie niewystarczający.

• art. 179, pracownica, nie później niż 21 dni po porodzie, może złożyć pisemny wniosek o udzielenie jej, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego. Do wniosku należy dołączyć m.in. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka.  
  
  Pracownica może dzielić się korzystaniem z urlopu rodzicielskiego z ojcem dziecka. W takim przypadku pracownica składa pisemny wniosek dotyczący rezygnacji z korzystania z urlopu rodzicielskiego w całości albo w części i powrotu do pracy – w terminie nie krótszym niż 21 dni przed przystąpieniem do pracy.
  

• art. 182, urlop ojcowski może być wykorzystany jednorazowo albo nie więcej niż w dwóch częściach, z których żadna nie może być krótsza niż tydzień.
  
  Jest on udzielany na pisemny wniosek pracownika – ojca wychowującego dziecko, składany w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Do wniosku należy dołączyć m.in. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka. 

• art. 186, urlopu wychowawczego udziela się wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. 
  
  Należy go złożyć na co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem okresu, w którym zamierza on korzystać z tego urlopu. W sytuacji niezachowania przez pracownika ustawowego terminu, czyli pracownik złoży wniosek później niż 21 dni przed przewidywaną datą jego rozpoczęcia, wówczas pracodawca udzieli tego urlopu z upływem 21 dni od daty złożenia wniosku.
  
  Do wniosku należy dołączyć szereg dokumentów określonych w przepisach. 
  
  Kodeks pracy nie jest jedynym aktem prawnym określającym zasady wnioskowania o urlopy w formie pisemnej. Informacji na temat pisemnego wnioskowania o urlop okolicznościowy należy szukać w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r.

Urlop okolicznościowy przysługuje w nagłych wypadkach, najczęściej więc zawiadamia się pracodawcę o chęci skorzystania z wolnego w ostatniej chwili. Przepisy mówią, że najpóźniej należy to zrobić w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeśli jednak wiemy o wydarzeniu wcześniej,powinniśmy powiadomić pracodawcę o absencji wcześniej. Pracodawca nie ma prawa odmówić przyznania urlopu okolicznościowego. 

Wraz z wnioskiem urlopowym dotyczącym urlopu okolicznościowego należy przedłożyć pracodawcy dokument, potwierdzający konieczność skorzystania z takiego rodzaju czasu wolnego, a zatem będzie to akt ślubu, urodzenia lub zgonu w zależności od tego czy wydarzenie dotyczy ślubu, narodzin czy śmierci.

Ustawodawca przewidział też udzielenie pracownikowi, na pisemny wniosek, dwóch dni wolnego rocznie w ramach opieki nad dzieckiem, które nie przekroczyło 14-tego roku życia. Dodatkowo, rodzic ma obowiązek wcześniej zadeklarować ten fakt w zakładzie pracy. 

Wyjątkowym przypadkiem jest urlop macierzyński. Charakteryzuje go:

• brak konieczności składania wniosku urlopowego,
• przysługiwanie każdej pracownicy bez względu na rodzaj zawartej umowy o pracę.

Przepisy prawa pracy nie ustanawiają obowiązku składania wniosku o urlop macierzyński. Sam fakt urodzenia dziecka powoduje rozpoczęcie korzystania z urlopu macierzyńskiego. Pracodawcę należy jednak poinformować o tym, że pracownica urodziła dziecko. Jeżeli pracownica nie korzystała z urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu, pierwszym dniem urlopu macierzyńskiego jest dzień porodu.

Składanie wniosku o urlop macierzyński nie jest konieczne także wtedy, gdy pracownica chce rozpocząć wykorzystywanie tego urlopu 2 tygodnie przed przewidywaną datą porodu. W tym przypadku powinna ona jedynie poinformować w dowolnej formie (ustnie, pisemnie) pracodawcę o zamiarze rozpoczęcia wykorzystywania urlopu macierzyńskiego oraz przedstawić zaświadczenie o przewidywanej dacie porodu.

Jak pokazuje praktyka, w przypadku urlopy wypoczynkowego, zazwyczaj w firmach przyjmowana jest forma pisemna wniosku o urlop, w tym coraz częściej w trybie elektronicznym (online). Pozwala to na sprawne zarządzanie nieobecnościami pracowników oraz usprawnia czynności administracyjne i obsługę wniosków urlopowych. 

Wniosek o urlop — wzór i omówienie.

Wniosek urlopowy w formie pisemnej powinien zawierać poniższe dane:

• imię, nazwisko oraz stanowisko pracownika,
• nazwa pracodawcy,
• rodzaj urlopu o jaki wnioskuje pracownik,
• okres trwania urlopu,   
• liczbę dni urlopowych.

Na wniosku powinna się również znaleźć data i miejsce jego złożenia oraz podpis pracownika.

Zgodnie z treścią art. 162. Kodeksu pracy, na wniosek pracownika urlop wypoczynkowy może być podzielony na części. W takim jednak przypadku, co najmniej jedna część wypoczynku, powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. 

W ramach urlopu wypoczynkowego pracownik ma prawo do czterech dni urlopu na żądanie rocznie. W przypadku tego urlopu pracownik może zgłosić chęć skorzystania z niego najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Wystarczy ustne poinformowanie pracodawcy, także telefoniczne, a nawet za pomocą poczty elektronicznej. 

Kiedy trzeba złożyć wniosek urlopowy?

Przepisy nie precyzują z jakim wyprzedzeniem należy  złożyć wniosek o nieobecność. Pracodawca ma prawo odmówić zaakceptowania wniosku urlopowego we wskazanym przez pracownika terminie, jeśli mogłoby to przyczynić się do braku zapewnienie ciągłości pracy w czasie, gdy pracownik wnioskujący o urlop będzie nieobecny.

Na pewno proces decyzyjny dotyczący akceptacji wniosków urlopowych jest sprawniejszy w momencie gdy firma decyduje się na wprowadzenie planów urlopów, które pozwalają z wyprzedzeniem właściwie zorganizować pracę w firmie – zwłaszcza podczas sezonu wakacyjnego.  

W przypadku braku funkcjonowania mechanizmu planów urlopowych w firmie, na pewno im data złożenia wniosku jest wcześniejsza tym szanse na jego pozytywne rozpatrzenie są większe. Zatem wniosek urlopowy powinien zostać złożony przez pracownika odpowiednio wcześniej po to, by pracodawca mógł należycie przygotować się do nieobecności pracownika.

Ze względu na brak uregulowań ustawowych nie można jednoznacznie wskazać terminu, w którym pracodawca jest zobowiązany udzielić zgody na rozpoczęcie przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Trzeba przy tym jednak zauważyć, że:

• pracownik nie może rozpocząć korzystania z urlopu wypoczynkowego bez wyraźnej zgody pracodawcy; 
• przetrzymywanie wniosków może doprowadzić do powstania zaległości urlopowych, za które, co do zasady, odpowiada pracodawca.

Czy można anulować lub cofnąć wniosek o urlop?

Zgodnie z art. 164. § 2. Kodeksu pracy, przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Zatem, jeśli wymaga tego dobro firmy, pracodawca może anulować przyznany wcześniej czas wolny lub wezwać do pracy osobę, która kilka dni wcześniej rozpoczęła wakacje. Pracodawca może skorzystać z tego typu rozwiązania jedynie w przypadku wystąpienia okoliczności nieprzewidzianych podczas wyrażania zgody na urlop. Po stronie pracodawcy znajduje się obowiązek pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z nagłym powrotem. 

Odwołanie lub przerwanie nieobecności przez pracodawcę nie wiąże się ze stratą wypoczynku. Pracodawca w dalszym ciągu ma obowiązek przyznać pracownikowi urlop, tyle że w innym terminie, nie później niż do końca obowiązującego roku kalendarzowego.

Zgodnie z art. 164. § 1. Kodeksu pracy, przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Zatem z różnych losowych przyczyn, pracownik może zrezygnować z zaplanowanej nieobecności. W takiej sytuacji musi złożyć kolejny wniosek, tym razem o anulowanie przyznanego wcześniej wypoczynku, a pracodawca może, ale nie musi, się do niego przychylić.