Skip links

Co zrobić z aktami pracowniczymi po digitalizacji?

Pracownicy coraz częściej zmieniają swoje miejsce pracy. Jest to wyzwanie dla firm, ponieważ są one zobowiązane, aby gromadzić dokumentację pracowników, co wymaga czasu i pieniędzy. Rozwiązaniem może być przejście z dokumentów papierowych na elektroniczne teczki pracowników.

Proces digitalizacji dokumentów.

Digitalizację dokumentów można przeprowadzać na dwa sposoby:
Pierwszy to podpisanie papierowego dokumentu, jego zeskanowanie, następnie wprowadzenie do pamięci komputera. Drugi sposób to podpisywanie dokumentu, za pomocą elektronicznego podpisu.

Od tego roku, elektroniczne akta osobowe dzielą się na cztery części, nie trzy jak wcześniej. W dodatkowej części znajdują się informację o odpowiedzialności porządkowej pracownika.  Zmienił się również wymagany czas przechowywania akt osobowych. Działy HR, mogą korzystać tylko z elektronicznych akt i przechowywać je 10 lat, zamiast 50. Według analiz, te zmiany pozwolą na oszczędności ok. 200 tys. złotych rocznie, w firmie zatrudniającej ok. 500 pracowników.

Po przeprowadzaniu cyfryzacji akt osobowych, pracodawca powinien zaproponować pracownikom odbiór dokumentów papierowych. Jeśli w ciągu 30 dni od tej informacji, pracownik nie zgłosi się po nie, można je zutylizować.

Nowoczesne narzędzia HR. Ewidencja czasu pracy, zarządzanie nieobecnościami, rozliczanie delacji, paski płacowe i wiele innych www.onPoint.pl

W związku z powyższym, firmy powinny wybrać odpowiednie narzędzie, które będzie ich wspierać w prowadzeniu elektronicznych teczek pracowników. Przy wyborze oprogramowania HR warto zwrócić uwagę czy:

  • Spełniania wymogi prawne
  • Wspiera proces transformacji z dokumentów papierowych na cyfrowe
  • Wspiera digitalizację procesów obecnej obsługi kadrowej
  • Daje możliwość udostępniania elektronicznych teczek pracownikom, tak by mieli do nich ciągły, swobodny dostęp.

Zdigitalizowane dokumenty można przechowywać w iTeczce onPoint. Po więcej szczegółów zapraszamy na www.onPoint.pl

Profesjonalny outsourcing kadrowo-płacowy, platforma samoobsługowa dla pracowników, dostarczamy outsourcing dla największych centr SSC i BPO. www.AdAc.pl

Napisz komentarz

Name*

Website

Komentarz