Skip links

Kadry 2019 – kompendium dla nowych przepisów

Coraz bliżej do wejścia w życie nowych „przepisów kadrowych”. Poniżej prezentujemy zestawienie zmian, które niosą nowe regulacje.

Przypominamy, że rozporządzenie jest nadal w fazie projektowej i określa takie aspekty jak:

  • Nowy wzór teczki pracowniczej do której, poza wspomnianymi wyżej częściami (A,B,C), ma zostać dołożony kolejny element. W nowej części pracodawcy będą umieszczać dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Projekt rozporządzenie nie określa czy dokumenty te będą aktualizowane raz do roku czy raz na miesiąc, ale już widać, że po akta będzie trzeba sięgać znacznie częściej niż było to do tej pory.
  • Szczegóły dotyczące sposobu i zasad przekazywania dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi.
  • Szczegóły związane z wydawaniem kopii dokumentacji pracownikowi w formie elektronicznej lub jako wydruk, obecnym i byłym pracownikom.
  • Zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej.
  • Wzory nowych dokumentów do ZUS oraz aktualizację dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.
  • Decyzje Pracodawcy, czy będzie przechowywać i archiwizować dokumentację pracowniczą w formie papierowej czy elektronicznej.
  • Dokumenty pracowników, których zatrudni po 2018 r., będzie przechowywać tylko przez 10 lat.
    Będzie również mieć możliwość, żeby skrócić z 50 do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób, które zatrudnił w latach 1999–2018.

Jakie zmiany zachodzą?

Zmiany 1 styczeń 2019r Charakterystyka
1. E-akta pracowniczeBędą obejmowały akta osobowe pracowników, które zawierają:
-Informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,  
-Informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy  
-Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia  
-Dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
-Ewidencję czasu pracy,
-Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
-Dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami

Jak wynika z projektowanego rozporządzenia powyższą dokumentację pracodawca będzie prowadził oddzielnie dla każdego pracownika
2. ZUS Pracodawca jest zobligowany składać do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (by móc przechowywać przez 10 lat dokumenty pracowników).  
Następnie przekazać do ZUS raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika, którego zatrudnił w latach 1999–2018.
Jeśli rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem po 2018 r., ma obowiązek przekazać do ZUS raport informacyjny wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń.
Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres).
Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłej firmy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Dodatkowo do ZUS będą przekazywane: imienny raport miesięczny (ZUS RPA) z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (będzie wysyłany w określonych okolicznościach) po zakończeniu stosunku pracy, formularz wyrejestrowania (ZUS ZWUA) rozszerzony o datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Raport ZUS RPAimienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej Kolejno: zmienią się dwa formularze rozliczeniowe:
1.       ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.
W dokumencie zostanie usunięty blok a zamiast tego zostanie dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu lub zapłaty. W bloku tym będziesz rozliczać: składki na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych, wypłacone świadczenia, które podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.
2.       ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.
W tym dokumencie zostanie dodany nowy blok V, który dotyczy rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego.
3. Nowe obowiązki informacyjneKonieczne jest także wg ustawy, by poinformować pracownika o:  
-skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej
-terminie jej odbioru prawie do uzyskania kopii dokumentacji zniszczeniu dokumentacji pracownika w przypadku jej nieodebrania (po zwolnieniu pracownika)
4. Ewidencja czasu pracyDodatkowo oprócz akt osobowych koniecznym będzie prowadzenie m.in. ewidencji czasu przez pracodawcę oraz inne dokumenty:  
-związane ze stosunkiem pracy
-kopia rozkładu czasu pracy zawierająca potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika
-karta ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy (chodzi tu o informacje m.in. o liczbie przepracowanych godzin, dni wolne od pracy itd.)
5. Systemy kadrowo-płacoweJeżeli pracodawca skorzysta z programu kadrowo-płacowego, musi go uaktualnić o dane, które będzie przekazywać do ZUS zgodnie z nowymi przepisami.
Jeśli obsługiwany program nie zapisuje wymaganych danych, pracodawca jest zobligowany go zmienić w tym zakresie.
6. Przekazanie dokumentacji pracownikowiUstawodawca wprowadził również zapis o możliwości odebrania dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika.   W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
-okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
-możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po –upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.
7. Wpłaty na konto bankoweKolejna zmiana dotyczy wypłaty wynagrodzenia pracownikom.
Podstawową formą będzie wpłata na rachunek bankowy pracownika. Pracodawca będzie miał obowiązek w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy poinformować pracowników, którzy otrzymują pensję w formie gotówkowej o obowiązku podania numeru rachunku bankowego.
8. Okres przechowywania dokumentacjiPracodawca będzie przechowywać przez 10 lat akta pracownicze osób, których zatrudni po 2018 r.  
Pracodawca może skrócić do 10 lat okres przechowania akt tych pracowników, których zatrudnił w latach 1999–2018. W tym celu musi złożyć oświadczenie ZUS OSW, a potem w ciągu roku przekazać do ZUS raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych w tym czasie.
Jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy z pracownikiem zatrudnionym w latach 1999–2018 po 2018 r. to raport informacyjny należy przekazać do ZUS wraz z dokumentem wyrejestrowującym z ubezpieczeń.
Akta pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999  należy przechowywać przez 50 lat.
9. Podział i układ teczek personalnychProjekt rozporządzenia zakłada podzielenie akt osobowych na 4 części. Obejmować mają:  
Część A – etap ubiegania się o zatrudnienie,
Część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
Część C – wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
Część D – etap ustania stosunku pracy.

onPoint Initium – narządzie do digitalizacji i cyfryzacji dokumentów kadrowych.
onPoint Initium Obejmuje:

  • elektroniczna teczka osobowa Initium Teczka Elektroniczna (iTeczka),
  • twardy onboarding oraz system powitalny dla nowych pracowników (Initium onBoarding),
  • moduł sztucznej inteligencji Initium Recognition (iREQ) do rozpoznawania, cyfryzacji oraz automatycznego katalogowania dokumentów kadrowych w  iTeczce

Źródła:

https://ksiegowosc.infor.pl/zus-kadry/zatrudnianie-i-zwalnianie/2750583,Eteczki-pracownicze-juz-od-1-stycznia-2019-r.html
https://www.rp.pl/Kadry/307059985-Elektroniczna-wersja-akt-pracowniczych-nie-taka-atrakcyjna.html
https://kadry.infor.pl/zatrudnienie/dokumentacja-pracownicza/2758968,Nowe-zasady-prowadzenia-akt-osobowych-w-2019-roku.html
https://kadry.infor.pl/ubezpieczenia-spoleczne/dokumenty/2765586,Od-stycznia-2019-r-nowe-dokumenty-przekazywane-do-ZUS.html
https://kadry.infor.pl/zatrudnienie/dokumentacja-pracownicza/2764649,Nowe-obowiazki-pracodawcy-od-2019-roku.html

Napisz komentarz

Name*

Website

Komentarz