Skip links

Nareszcie! Narzędzie zmieniające oblicze każdej administracji biurowej.

Wyniki raportu “Globalne badania produktywności 2017” przeprowadzonego wśród pracowników w 11 krajach swiata są bezwzględne. Pracownik biurowy przeznacza średnio aż 1/3 swojego czasu pracy na zadania administracyjne niezwiązane z profilem swojej pracy. 52 procent pracowników biurowych poświęca czas na generowanie raportów przynajmniej raz w tygodniu. Taki sam odsetek realizuje czynności administracyjne codziennie. Raport podkreśla, że konieczne jest, aby firmy tworzyły procedury, które umożliwią szybszy obieg dokumentów.

Po pierwsze wykorzystanie nowych technologii to jedno z rozwiązań, które ulepszy obieg oraz pomoże w przekazywania informacji75 procent respondentów popiera użycie technologii do zautomatyzowania zadań powtarzalnych i administracyjnych. Należy zauważyć, że respondenci w wieku 26-35 lat zdecydowanie częściej popierają automatyzację niż osoby z grupy wiekowej 36-40 oraz 56-60. Na pytanie co poprawiłaby technologia ankietowani odpowiadali, że wprowadzenie większej automatyzacji spowodowałoby wzrost produktywności, satysfakcji i poczucia spełnienia. Aż 74 procent osób biorących udział w badaniu jest zdania, że automatyzacja zadań administracyjnych zwiększyłaby ich produktywność. W Polsce popularnym narzędziem jest onPoint.pl, usługa elektronicznego zarządzania urlopami i ewidencją czasu pracy. onPoint pozwala na zautomatyzowane rozliczanie delegacji i wydatków, co ostatecznie uwalnia około 90% czasu potrzebnego na te czynności w tradycyjny sposób.
Systemy komputerowe, które przyśpieszają obieg dokumentów dodatkowo redukują koszty obsługi pracowników. Dodatkowo cyfryzacja dokumentów zmniejsza ryzyko ich zgubienia oraz automatyzuje przeliczenia danych. Warto jeszcze zaznaczyć, że 67 procent respondentów zgadza się, że wdrożenie technologii wsparcia administracji jest ważne dla utrzymania konkurencyjności ich przedsiębiorstwa.

Nowoczesne narzędzia HR.
Ewidencja czasu pracy, zarządzanie nieobecnościami, rozliczanie delacji, paski płacowe i wiele innych www.onPoint.pl

Po drugie konieczne jest, aby wybrane narzędzie do obsługi było onlinowe i zapisywało dane w czasie rzeczywistym.. Dzięki temu wykluczone zostanie prawdopodobieństwo popełnienia błędu, a raportowanie jest zawsze z bieżących danych. Ważnym element dobrze funkcjonującego obiegu informacji jest możliwość samodzielnego sprawdzenia na jakim etapie jest dany proces. Dzięki tym prostym mechanizmom użytkownicy nie muszą pytać kierowników, managerów czy dział HR jak wygląda przebieg i kiedy nastąpi jego koniec. Ponadto program, z którego korzystają pracownicy nie może być skomplikowany w obsłudze. Czytelne zaprezentowanie danych, odpowiednia kolejność wpisywania informacji oraz sugestie odnośnie akcji możliwych do przeprowadzenia pomogą pracownikom w korzystaniu z narzędzia.

Po trzecie istotne jest sprawdzenie użyteczności oraz przejrzystości procesu. Pracownicy, którzy korzystając z programu chcą wiedzieć za co są odpowiedzialni, kiedy mogą włączyć się w dany proces. Tworząc procedury należy pamiętać, że ich odbiorcą jest każdy pracownik, więc zasady obiegu dokumentów oraz informacji muszą być zorientowane na potrzeby osób zatrudnionych w danej firmie. Jeśli wydarzy się jakaś wyjątkowa sytuacja należy skontaktować się z osobą, która specjalizuje się w zagadnieniu i pomoże rozwiązać problem.

Po czwarte należy zaangażować pracowników w proces obiegu dokumentów i informacji. Za pomocą nowoczesnych technologii będzie to łatwe i szybkie. Mobilność oferowanych rozwiązań to kolejny argument za zmianą. Rosnąca z roku na rok popularność urządzeń mobilnych spowodowała, że korzystamy z nich również w pracy. Mobilne platformy m.in. pomagają w zarządzaniu czasem pracy zespołów, raportują o nieobecności i godzinach przepracowanych. Należy podkreślić, że samoobsługowe platformy pracownicze obniżają koszty obsługi kadrowej, angażują społeczność pracowników oraz kreują nowoczesny wizerunek firmy. Korzystając z nich pracownik nie jest odbiorcą procesu, a staje się równoprawnym uczestnikiem.

Profesjonalny outsourcing kadrowo-płacowy, platforma samoobsługowa dla pracowników, dostarczamy outsourcing dla największych centr SSC i BPO.
www.AdAc.pl

Wspomniany wcześniej onPoint.pl skupia w sobie wszystkie wspomniane cechy determinujące nowoczesność tego rozwiązania. Jest to narzędzie szczególnie chętnie wybierane przez biura, firmy rachunkowe,  czy centra obsługi usług wspólnych (SSC, BPO).

Systematycznie prowadzone badanie opinii i zadowolenia pracowników przez onPoint.pl Sp zoo, jednoznacznie wskazuje, że bilans korzyści dla usługobiorcy tej usługi jest mocno dodatni. Co zatem jeszcze musi się stać, aby inne firmy sięgnęły po nowoczesne, proste i tanie technologie?

Napisz komentarz

Name*

Website

Komentarz