5 wskazówek na co zwrócić uwagę w dokumentach przekazywanych do działu kadr
Mniej więcej w połowie każdego miesiąca przychodzi moment, kiedy Kadry i Płace zaczynają działać ze zdwojoną siłą. Jest to czas zbierania informacji i dokumentów potrzebnych do sporządzenia najważniejszego zestawienia, mianowicie listy płac. Wtedy też, przy okazji intensywnego sprawdzania wszelkich danych wychodzą błędy, których można uniknąć już na etapie przekazywania dokumentów przez pracownika. Na co zatem zwrócić uwagę w dokumentach kadrowych?
- Kopalnia wiedzy – kwestionariusz osobowy
Największym pochłaniaczem czasu jest kompletowanie dokumentów, szczególnie tych brakujących. Warto o to zadbać już na początku. Jednym z pierwszych formularzy, które wypełniamy w nowej pracy jest kwestionariusz osobowy. Dla pracownika to tylko formalność, ale dla HR-ów źródło wiedzy, na podstawie której tworzonych jest większość dokumentów pracowniczych. To na podstawie danych tam zawartych przekazywane są informacje do ZUS oraz uzupełniany jest profil pracownika w kadrowo-płacowych bazach danych.
- Świadectwa pracy i dyplomy gwarancją nie tylko prawidłowej ilości dni urlopu
Przyjmując się do pracy warto mieć przygotowane kopie dyplomów i świadectw pracy, dzięki czemu będziemy mieć pewność, że liczba naszych dni urlopowych jest poprawna i zgodna z przysługującą nam normą. Wykształcenie wyższe powiększa nasz staż pracy o 8 lat, więc już tylko 2 lata potwierdzonej pracy na etacie dzieli nas od 26 dni urlopu. Świadectwa pracy, oprócz cennej informacji o doświadczeniu zawodowym, zawierają również dane o nieobecnościach, co pozwala prawidłowo rozliczyć ewentualne zwolnienia chorobowe.
- Każda zmiana musi być udokumentowana
Nic tak nie zaburza procesów, jak nagła wiadomość o zmianie numeru konta, czy adresu, pod którym można zastać pracownika. Dlatego też każdą zmianę należy jak najszybciej zgłosić . Już sam mail z informacją, że zmienił się rachunek bankowy, adres, Urząd Skarbowy, z którym się rozliczamy, numer dowodu, czy też nazwisko (szczególnie ważne w przypadku kobiet) wystarczy, by zaktualizować informacje i zapobiec w przyszłości niepotrzebnym mailom i telefonom.
- Zwolnienia chorobowe
Odbierając dokument usprawiedliwiający naszą nieobecność warto kierować się zasadą ograniczonego zaufania co do nieomylności lekarza. Bynajmniej nie chodzi o powód zwolnienia. Przede wszystkim trzeba zerknąć na podstawowe dane: imię, nazwisko, adres, okres niezdolności i kod zwolnienia, szczególnie, jeżeli zwolnienie jest ciążowe (kod „B”). Na zwolnieniu powinien znaleźć się poprawny NIP naszego pracodawcy, pieczątka placówki i lekarza wraz z podpisem. Upewniwszy się, że wszystko to na druku ZLA jest, trzeba jeszcze pamiętać, że czas na jego dostarczenie to tydzień, nieważne czy zaniesiemy zwolnienie osobiście, czy też wyślemy pocztą.
- Deadline – czyli najważniejszy termin w słowniku pracownika
Wiemy już, że zwolnienia lekarskie należy dostarczyć w terminie 7 dni od daty wystawienia, a każdą zmianę zgłaszać na bieżąco. Jednak to, co spędza sen z powiek HR-om to sprawdzanie ewidencji czasu pracy, szczególnie gdy nie jest ona terminowo prowadzona przez pracownika. Dlatego tak ważne jest bieżące uzupełnianie swojego „timesheeta” z uwzględnieniem wszystkich nieobecności i wysłaniem odpowiednich wniosków. Gwarantuje to, że nawet gdy wkradnie się błąd, to osoba sprawdzająca ma czas na jego wyłapanie, poprawienie i prawidłowe rozliczenie na wypłacie.
Autor:
Justyna Flak – Specjalista w dziale płac AdAc