Praca zdalna a kodeks pracy — aktualne regulacje

Rosnąca popularność pracy zdalnej i hybrydowej wymusza konieczność odpowiednich zmian w Kodeksie Pracy. Jakie są aktualne regulacje dotyczące tego modelu pracy? Jakie obowiązki w tym zakresie spoczywają na pracodawcy, a jakie na pracowniku? Wobec niedoprecyzowania przepisów wiele firm wprowadza własne zasady pracy zdalnej. 

Praca zdalna w kodeksie pracy w 2022 roku

Praca zdalna to model, w którym pracownik wykonuje obowiązki służbowe poza siedzibą pracodawcy, w miejscu i czasie z nim ustalonym, przy użyciu odpowiedniego sprzętu. Pojęcie pracy zdalnej, jak i zasady jej dotyczące do tej pory nie zostały jasno zdefiniowane w Kodeksie Pracy. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy opierali się o przepisy przejściowe, związane ze stanem epidemii (Ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 maja 2021 roku w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii oraz przepisach). 

Zgodnie ze wskazanymi przepisami – firma może polecić osobie zatrudnionej realizowanie obowiązków służbowym poza stałym miejscem pracy, co nazwane zostało pracą zdalną. Miało to zastosowanie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz w ciągu 3 miesięcy po ich odwołaniu. Co ważne, Kodeks Pracy zawiera jedynie pojęcie telepracy. Wkrótce przepisy maja się jednak zmienić. Zawarta w nich zostanie definicja pracy zdalnej oraz zasady i warunki jej wykonywania. 

Zgodnie z nowymi przepisami wprowadzenie modelu pracy hybrydowej będzie opierało się na uzgodnieniach między pracodawcą, a pracownikiem. Firma będzie musiała też uzgodnić wszystkie warunki z zakładową organizacją związkową lub zawrzeć je w regulaminie. Pracownikowi praca zdalna może też zostać zlecona w drodze polecenia służbowego lub sam będzie mógł wystąpić z wnioskiem o nią. Pracodawca w dalszym ciągu będzie musiał zapewnić osobom zatrudnionym bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Przestrzeń biurowa w firmie zostanie przeorganizowana, ponieważ przedsiębiorstwo będzie odpowiadać za dostarczenie osobom zatrudnionym niezbędnych narzędzi. Po stronie firmy będzie też zadbanie o instalację, serwis i konserwację sprzętu. Pracodawca zostanie zobowiązany do pokrycia kosztów generowanych przez pracę zdalną, a związanych ze zużyciem energii elektrycznej czy Internetu. Z kolei pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej są przestrzegane przepisy BHP. 

Jakie koszty pracy zdalnej pokrywa pracodawca?

Zgodnie z obowiązującym obecnie przepisami to pracodawca zapewnia materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a także odpowiada za obsługę logistyczną tego modelu pracy. Dodatek za pracę zdalną nie jest wskazany w rozporządzeniu, zatem obecnie kwestia pokrycia kosztów związanych np. ze zużyciem prądu zależy od uzgodnień między pracownikiem, a pracodawcą.

Wprowadzenie nowych przepisów ma to zmienić. Pracodawca będzie mieć obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu, których wysokość będzie odpowiadać kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu kwoty znaczenie będą mieć: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich ceny rynkowe oraz normy zużycia energii elektrycznej i koszty dostępu do łącza telekomunikacyjnego.

Na czym polega prawo do bycia offline?

Praca hybrydowa i zdalna wiążą się ze stałym dostępem do laptopa i telefonu, z których wykonywane są obowiązki służbowe. To z kolei przekłada się na problemy związane ze stałą dostępnością pracowników, którzy nawet w godzinach wieczornych, po przepracowaniu całego dnia, sprawdzają skrzynkę mailową, czy odbierają telefony od przełożonych. Parlament Europejski wyszedł temu na przeciw wraz z projektem dyrektywy gwarantującej prawo do bycia offline. Założeniem pomysłu jest to, aby pracownik poza godzinami pracy nie angażował się w zadania związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, nie uczestniczył w komunikacji (maile, telefony, wiadomości). Prawo to ma gwarantować możliwość nieodpowiadania na polecenia pracodawcy poza godzinami pracy, bez ryzyka negatywnych konsekwencji służbowych. 

W Polsce prace związane ze zmianą przepisów dotyczących pracy zdalnej w Kodeksie Pracy nie dotyczą prawa do bycia offline. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazuje, że prawo to osobom zatrudnionym gwarantują regulacje w zakresie norm czasu pracy i odpoczynku. Prace nad problematyką prawa pracownika do bycia offline rozpoczęły m.in. Francja, Belgia, Włochy i Hiszpania. 

Czy pracownik może zostać odwołany z pracy zdalnej?

Polecenie służbowe dotyczące skierowania pracownika do pracy w systemie zdalnym, może zostać wycofane. Odwołanie ze świadczenia pracy w takim modelu następuje bowiem w takiej samej drodze jak zostało zlecone. W związku z tym osoba zatrudniona nie może odmówić powrotu do pracy stacjonarnej. Wyrażenie braku woli powrotu do siedziby firmy wiązać się może z naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych. Polecenie służbowe dotyczące odwołania z pracy w trybie zdalnym może zostać wydane ustnie lub pisemnie, przy czym zaleca się formę papierową. Pracodawca zobowiązany jest do zapewniania powracającemu pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Przy całkowitym powrocie do pracy z biura lub tej, wykonywanej w modelu hybrydowy – gdy pracownicy stawiają się w siedzibie przedsiębiorstwa rotacyjnie – dobrym rozwiązaniem stają się rezerwacje biurek. Dzięki nowoczesnym narzędziom HR, oferującym takie funkcjonalności (np. system onPoint ), osoby zatrudnione mogą wybierać, które zasoby firmy chcą zająć – stanowiska, sale konferencyjne, rzutniki, miejsca parkingowe itp. Pozwala to na dobrą organizacje przestrzeni biurowej oraz kompleksowe zarządzenie pracą całego biura.