Rozliczenie delegacji – wzór rozliczenia delegacii do pobrania
Pracownik ma obowiązek rozliczenia delegacji po odbyciu każdego wyjazdu służbowego. W tym celu wskazuje dokładne informacje dotyczące delegacji, a także dokumentuje poniesione koszty. Prawidłowo wypełnione rozliczenie delegacji musi zawierać właściwe kwoty diet ryczałtów czy innych wydatków, których zwrot należy się osobie zatrudnionej.
Zastanawiasz się jak rozliczyć delegację? Z naszego artykułu dowiesz się czym jest rozliczenie delegacji, jakie są jej najważniejsze elementy oraz na co szczególnie zwrócić uwagę. Na końcu artykuły znajdziesz wzór rozliczenia delegacji do pobrania.
Co powinien zawierać wzór rozliczenia delegacji?
Dokument rozliczenia delegacji to dowód wewnętrzny w dokumentacji firmy. Powinien zawierać:
- imię i nazwisko pracownika;
- cel podróży służbowej;
- miejsce wyjazdu;
- nazwę miejscowości docelowej;
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (w tym data i godzina wyjazdu oraz powrotu);
- informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji;
- stawkę i wartość przysługujących diet, ryczałtów itp.;
- sumę poniesionych kosztów.
Do rozliczenia delegacji pracownik powinien dołączyć potwierdzenia poniesionych wydatków (faktury, rachunki, wydruki). Jeśli osoba zatrudniona nie posiada dokumentów potwierdzających poniesione koszty – wówczas składa pisemne oświadczenie o wydatkach z uzasadnieniem braku posiadania potwierdzeń.
Jakie są najczęściej spotykane błędy w rozliczeniach delegacji?
Zdarza się, że w trakcie uzupełniania dokumentacji, pracownik pomyli się. Do najczęściej spotykanych błędów w rozliczeniach delegacji należą:
- Przekroczenie 14-dniowego terminu na złożenie rozliczenia.
- Brak potwierdzeń dokumentujących poniesione koszty (np. za nocleg, czy pociąg).
- Błędne rozliczenie czasu trwania delegacji (np. dwie doby zamiast jednej).
- Liczenie rozpoczęcia podróży służbowej od niewłaściwego momentu (np. opuszczenia domu przez pracownika).
- Niedokładne rozliczanie przejazdów środkiem transportu pracownika (tzw. kilometrówka).
Jakie konsekwencje niezgodnego rozliczenia delegacji?
Wszystko zależy od zakresu niezgodności dokumentu ze stanem faktycznym. Złożenie błędnego rozliczenia delegacji może być m.in. potraktowane jako naruszenie w zakresie porządku w procesie pracy i być postawą udzielenia pracownikowi kary porządkowej. W zależności od błędów – może być też potraktowane przez pracodawcę jako podstawa do wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym.
Podsumowanie
Rozliczenie delegacji powinno być złożone pracodawcy przez pracownika, który odbył podróż służbową. Taki dokument musi zawierać określone przepisami prawa informacje. Osoba zatrudniona zobowiązana jest również do wykazania poniesionych przez nią kosztów oraz załączenia faktur czy paragonów, dokumentujących te wydatki. Pracownik na rozliczenie delegacji ma 14 dni od dnia jej zakończenia. Rozliczenie delegacji powinno uwzględniać też właściwe kwoty diet czy ryczałtów.
Wzór rozliczenia delegacji do pobrania
FAQ
Jak długo można być w delegacji?
Kodeks Pracy nie wskazuje maksymalnego ani minimalnego czasu trwania delegacji krajowej. Należy jednak pamiętać, że pracownikowi w każdej dobie przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu.
Jak się liczy dobę w delegacji?
Jeżeli wyjazd służbowy trwa dłużej niż dobę – za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (38 zł). Za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje połowa diety (19 zł), a ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (38 zł).
Ile czasu ma pracownik na rozliczenie się z delegacji?
Pracownik ma obowiązek rozliczenie delegacji (krajowej i zagranicznej) nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Czy w dniu delegacji trzeba przyjść do pracy?
Nie. Miejsce rozpoczęcia delegacji zostaje wskazane przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego. Jeśli w dokumencie wskazane jest inne miejsce niż siedziba przedsiębiorstwa – osoba zatrudniona nie musi stawiać się w pracy w tym dniu.
Czy delegacja musi być podbita?
Nie. Zależy to od obowiązku jaki pracodawca nałoży na pracownika. Jeśli w poleceniu wyjazdu służbowego formularz zawiera miejsce np. na pieczątkę instytucji, do której udaje się osoba odbywająca delegację – wtedy pracownik musi uzyskać potwierdzenie udziału w podróży służbowej.