Rozliczenie delegacji onPoint – automatyzacja wyboru państwa docelowego i zaokrąglania diet
Jak właściwie wybrać Państwo docelowe przy rozliczaniu zagranicznej podróży służbowej? Czy można ten proces zautomatyzować? W jaki sposób zaokrąglić diety wyliczone dla poszczególnych Państw. Co zrobić, gdy pracownik podczas jednego wyjazdu jechał nawet do kilku państw w ciągu jednej doby?
W przypadku odbywania podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno Państwo docelowe. W takiej sytuacji przepisy nie nakazują pracodawcy określenia kilku państw docelowych, w których pracownik będzie wykonywał polecenie służbowe. Pracodawca ma w tym zakresie całkowitą swobodę. Może wskazać albo kilka państw docelowych, albo tylko jedno, nawet gdy pracownik odbywa podróż do kilku krajów.
Przepisy nie wskazują co zrobić z rozliczaniem diet w poszczególnych krajach. Może to być istotny problem, gdy pracownik podczas jednego wyjazdu jechał nawet do kilku państw w ciągu jednej doby. Z naszego doświadczenia takie przypadki mają często miejsce.
W praktyce rachunkowości przyjęły się 3 sposoby zaokrąglania diet w rozliczeniu delegacji zagranicznych:
1) (metoda czasowa) Ustalenie jednej stawki diety, niezależnie od państwa docelowego podróży zagranicznej pracownika, szczególnie jeśli stawki te są podobne.
2) (metoda szczegółowa) Obliczenie diety z zastosowaniem proporcji ustalonej z uwzględnieniem czasu pobytu pracownika na terenie każdego z państw docelowych.
3) (metoda pośrednia) Zastosowanie diety, która obowiązuje dla państwa, w którym pracownik przebywał najdłużej.
Potwierdzenie wyboru danej metody powinien być uregulowany w przepisach wewnętrznych przedsiębiorstwa.
Najłatwiejszą w zastosowaniu jest metoda czasowa. Jest ona jednak często krytykowana. Najbardziej oddająca ducha prawa pracy i przepisy podatkowe jest metoda szczegółowa, która jest jednoczenie najtrudniejsza i wymagająca największego wkładu czasowego.
W systemie onPoint do zaokrągla diet zagranicznych przyjęliśmy metodę pośrednią (numer 3), której wyniki są zbliżone do tych wyliczonych z zastosowaniem metody szczegółowej. Metoda pośrednia polega na:
1) Zsumowaniu godzin wystających poza pełne doby pobytu w danym państwie docelowym i ewentualnie w podporządkowanych mu krajach nie docelowych z godzinami wystającymi w innym państwie docelowym i przypisanych mu krajach nie docelowych,
2) zastosowaniu do sumy godzin wystających jednej stawki diety – właściwej dla państwa docelowego, gdzie pobyt liczony w pełnych dobach trwał dłużej, a jeśli trwał tyle samo – bierzemy dietę wyższą.
Dietę w podróży zagranicznej należy rozliczać w następujący sposób:
– za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,
– za niepełną dobę podróży:
+ do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
+ ponad 8 do 12 godzin – przysługuje ½ diety,
+ ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości
Należy także pamiętać, aby pomniejszyć dietę w sposób opisany w przepisach, jeżeli pracownik otrzymuje całościowe lub częściowe wyżywienie.
Zapraszamy do sprawdzenia swojej wiedzy w quizie na temat rozliczenia podróży służbowej. 7 pytań.
