Praca hybrydowa — przepisy, wady i zalety modelu pracy

Praca hybrydowa cieszy się obecnie dużą popularnością. Coraz więcej firmy decyduje się na jej wprowadzenia. Łączy ona w sobie pracę zdalną, z ta wykonywaną w siedzibie przedsiębiorstwa. Jakie przepisy prawa obowiązują przy wprowadzaniu takiego modelu pracy? Jakie są zalety i wady pracy hybrydowej z punktu widzenia pracownika i pracodawcy?

Co to jest praca hybrydowa? Kodeks pracy i definicja

Obecnie praca hybrydowa oraz praca zdalna w Kodeksie Pracy nie są jasno sformułowane. Trwają pracę, które jasno zdefiniują te pojęcia w przepisach prawa. Powszechnie przyjmuje się, że praca hybrydowa łączy w sobie pracę zdalną z wykonywaniem czynności służbowych stacjonarnie – w siedzibie firmy. 

Od wybuchu pandemii koronawirusa praca zdalna zyskała dużą popularność. Coraz częściej firmy decydują się na wprowadzenie takiego rozwiązania. Stawiają na pracę zdalną lub hybrydową. Według badań Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej z 2021 r.:

• 92% przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na wprowadzenie takiego systemu pracy, zadeklarowało, że efektywność pracy zdalnej jest dobra lub bardzo dobra;
• 84% badanych zadeklarowało, że największą zaletą takiego rozwiązania jest brak konieczności dojazdu do pracy;
• 37% pracodawców zaznaczyło, że praca w takim systemie utrudnia integrację i współpracę zespołów;
• 57% respondentów uznało brak możliwości poznawania nowych osób dołączających do firmy.

Zalety pracy hybrydowej 

Wprowadzenie pracy hybrydowej w firmie niesie ze sobą wiele korzyści – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców:

• oszczędność czasu pracownika – w dni, w które pracownik może świadczyć pracę z domu zaoszczędza sporo czasu, który zająłby mu dojazd do biura. Nie pokrywa także kosztów paliwa czy biletu komunikacji miejskiej;
• oszczędność środków pracodawcy – dzięki temu, że pracownicy pojawiają się w biuze tylko w wybrane dni, firmy mogą pozwolić sobie na wynajmowanie mniejszych lokali, a tym samym ponoszenie mniejszych kosztów najmu. W takim modelu przestrzeń biurowa powinna być właściwie zarządzana – można np. wprowadzić narzędzie, pozwalające pracownikom na rezerwację np. biurek czy sprzętu komputerowego;
• rekrutacja osób z różnych regionów – konieczność dojazdu do firmy raz lub dwa razy w tygodniu pozwala na zatrudnianie osób, które zamieszkują w dużej odległości od firmy.  Wtedy pojawienie się stacjonarnie w burze nie stanowi dla pracownika tak dużego problemu, jak codzienny dojazd;
• łatwiejszy do osiągnięcia work-life balance – praca hybrydowa pozwala na zachowanie równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym. Mając więcej czasu (np. dzięki temu, że pracownik nie musi dojeżdżać do biura), osoba zatrudniona może go spędzić w inny sposób(np. zająć się swoim hobby);
• wzrost wydajności pracowników – dzięki większej ilości czasu na odpoczynek i np. sen, pracownicy mogą lepiej skupić się na wykonywanych obowiązkach służbowych;
• możliwość wykonywania pracy z dowolnego miejsca – w dni, w które osoba zatrudniona pracuje zdalnie, może to robić z dowolnego miejsca, niezbędny jest odpowiedni sprzęt i dostęp do Internetu.

W czym tryb hybrydowy jest lepszy niż praca zdalna?

Model pracy hybrydowej łączy w sobie pracę zdalną i stacjonarną. Pozwala to na wyeliminowanie wad pracy w całości zdalnej:

• utrudniona integracja zespołu – pracując zdalnie, osoby zatrudnione nie spotykają się na co dzień, przez co trudniej jest im się integrować;
• nie jest możliwa do wprowadzenia we wszystkich firmach – czasem charakter pracy wykonywanej prze pracowników nie pozwala na wprowadzenie takiego systemu pracy (np. z uwagi na wykorzystywanie specjalistycznego sprzętu, czy funkcję);
• brak uregulowań prawnych – choć zapowiedziane są zmiany Kodeksu Pracy w zakresie pracy zdalnej, to nie zaczęły one jeszcze obowiązywać. W związku z tym wiele firm ustala własne zasady pracy zdalnej.

W uwagi na brak konkretnych przepisów dotyczących tego modelu pracy – pracownicy nie mogą liczyć na dodatek za pracę zdalną. Inaczej będzie po wprowadzeniu zmian w Kodeksie Pracy. Pracodawca będzie mieć obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu, których wysokość będzie odpowiadać kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z  pracą zdalną.

Jak przygotować biuro na przyjście pracowników?

Wprowadzenie pracy hybrydowej wymaga dobrego przemyślenia wszystkich aspektów. Zasady i warunki pracy w systemie hybrydowym powinny zostać umówione z pracownikami. Warto zadbać, by część osób zatrudnionych nie czuła się poszkodowana w sytuacji, kiedy okaże się, że niektóre osoby nie mogą pracować w takim systemie.

Gdy stacjonarnie w biurze pracuje mniejsza liczba pracowników – kluczowa staje się organizacja przestrzeni biurowej. Pracodawca może pozwolić sobie na wynajem mniejszego lokalu, czy zlikwidowanie kliku biurek w zamian za zagospodarowanie tego miejsca w innych sposób. Dobrze sprawdza się tutaj rezerwacje biurek. Nowoczesne narzędzie HR (np. system onPoint ) umożliwiają rezerwację wskazanych zasobów firmy. Pracownicy mogą wybierać, które biurko, salę konferencyjną, czy miejsce parkingowe chcą zająć. Korzystanie z takiego systemu pozwala na łatwe zarządzanie przestrzenią biura i kompleksowe wykorzystanie jego powierzchni.