Czy roboty znajdą czas na kubek kawy?
Jakie są zalety, a jakie wady zrobotyzowanej automatyzacji procesów kadrowych? Czy automatyzacja może przyśpieszyć administracyjne zadania kadrowo-płacowe?
Automatyzacja procesów może przyśpieszyć administracyjne zadania kadrowo-płacowe. Włączając w to takie czynności jak:
– wprowadzanie danych,
– wystawianie zaświadczeń,
– obieg dokumentów,
– kontroli wewnętrznej,
– udostępniając użytkownikom wgląd do danych według różnych poziomów dostępu.
Przypomnijmy, zrobotyzowana automatyzacja procesów jest zastosowaniem oprogramowania, które z wykorzystaniem innych istniejących systemów (automatyzujących procesy) wykonuję swoją pracę naśladując czynności wykonywane wcześniej przez człowieka.
Przedsiębiorcy oczekują od automatyzacji głównie zmniejszenia kosztów działania, wzrostu efektywności oraz elastyczności zastosowania z możliwością jej łatwego skalowania. Czy ich oczekiwania spełni zrobotyzowana automatyzacja procesów?
Zalety wprowadzenia zrobotyzowanej automatyzacji procesów
Główne zalety zrobotyzowanej automatyzacji procesów kadrowych to:
– znaczący wzrost jakości (dokładności),
– skrócenie czasu niezbędnego do wykonania czynności,
– wzrost produktywności w procesowaniu transakcji (roboty pracują co najmniej dwa razy szybciej niż człowiek, przez 24 godziny 7 dni w tygodniu),
Wprowadzając automatyzacje eliminujemy jednocześnie te czynności z zadań pracownika które są nudne, męczące i powtarzalne.
Do pozostałych zalet wprowadzenia robotyzacji należy:
– skalowalność (szybko można zarówno zwiększyć jak i zmniejszyć skalę pracy),
– podniesienie poziomu usług (przeprowadzanie większej ilości, bardziej skomplikowanych obliczeń w procesach, niemożliwe do osiągnięcia przez człowieka),
– lepsza kontrola,
– eliminacja typowych błędów ludzkich,
– zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami.
Automatyzacja zastępuje ludzi jako części procesu. Eliminowane są czynności które obarczone są dużym ryzykiem błędu (głównie błędu ludzkiego).
Wąskie gardła robotyzacji
Nie wszystkie czynności przy obecnie dostępnej technologii jesteśmy w stanie sprawnie zautomatyzować. Do grup czynności, które są trudne w automatyzacji i robotyzacji należą:
- Percepcja i prace manualne
– ręczne wykonanie manualne (tutaj np. ręcznie podpisane dokumenty, opieczętowane i wymagane archiwizacji w oryginale),
– sprawność fizyczna,
– praca w niewygodnej pozycji w ciasnym pomieszczeniu.
- Kreatywność
– oryginalność,
– sztuki piękne.
- Inteligencja społecznościowa
– postrzeganie społecznościowe,
– negocjacje,
– przekonywanie,
– osobista pomoc innym i dbanie o innych.
W naszym kraju wąskim gardłem jest bardzo duża komplikacja przepisów prawa podatkowego, interpretacji urzędów podatkowych oraz ciągła ich zmiana. Utrudnia to przygotowanie sprawnego algorytmu do odpowiednich klasyfikacji dokumentów i obliczeń danych. Wymagany jest w takim procesie udział osób przeszkolonych do wprowadzania danych oraz osób z dużym doświadczeniem do nadzorowania procesu.
Wysoka komplikacja przepisów oraz ich ciągłe zmiany nie wykluczają automatyzacji ale jej wprowadzenie, późniejsze utrzymanie i aktualizowanie przy każdej zmianie przepisów jest bardzo trudne i kosztowne.
W jakich częściach procesów firmy wprowadzają automatyzacje?
Zrobotyzowana automatyzacja obejmuje następujące części procesu:
– wprowadzanie danych,
– przeprowadzanie wyliczeń (przygotowane algorytmy wyliczeniowe) ,
– komunikacja (obieg dokumentów, notyfikacje mailowe o wykonanych czynnościach)
– wiedza i informacja (dostęp do odpowiednich formularzy i wniosków, przygotowywanie raportów),
– kontrola (porównywanie danych lub wyliczeń z innym danymi, wartościami zaplanowanymi lub w inny sposób oczekiwanymi; różnego rodzaju sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych)
– edukacja (podpowiedzi jak właściwie wypełnić formularze)
– archiwizacja (elektroniczna archiwizacja dokumentów)
Czy czeka nas zmiana?
Tak jak roboty przemysłowe zmieniły procesy produkcyjne przez zwiększenie produkcji oraz poprawę jakości, tak zrobotyzowana automatyzacja procesów w tym kadrowych i księgowych rewolucjonizuje sposób w jaki myślimy o:
– zarządzaniu procesami biznesowymi,
– obiegu dokumentów,
– komunikacji z pracownikami,
– pracy administracyjnej (back-office).
Roboty, w zrobotyzowanej automatyzacji procesów, to działające z pewną dozą samodzielności programy który zastępują człowieka przy wykonywaniu zleconych czynności.
Robot wykonuje swoje czynności 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Działa w tak zwanym multitaskingu, tzn. może wykonywać kilka czynności jednocześnie. Naszym zdaniem znajdzie więc też czas na to aby wypić kubek kawy.
Powstaje jednak inne pytanie: czy robot będzie miał ochotę na kubek kawy i czy wypicie sprawi mu przyjemność. Ale to już temat na inne zagadnienie.