Delegacja zagraniczna – dieta i zasady podróży służbowej za granicę

Udział w zagranicznej konferencji czy spotkanie z kontrahentem poza granicami Polski – to przykłady delegacji zagranicznych. Należy pamiętać o zasadach obowiązujących przy delegacjach, a także różnicach między krajowym, a zagranicznym wyjazdem służbowym. Istotne jest przyjęcie właściwej kwoty diet oraz gromadzenie dokumentów, potwierdzających  poniesione na podróż wydatki.

Co to jest delegacja zagraniczna?

Delegacją nazywany jest wyjazd służbowy, spełniający przewidziane przepisami prawa warunki. Art. 77(5) § 1 Kodeksu Pracy określa, że to wykonywanie czynności służbowych przez pracownika poza stałym miejscem swojej pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba danej firmy – na polecenie pracodawcy.

Delegacje dzielą się na krajowe (na terytorium danego kraju) oraz  zagraniczne (poza granicami państwa).

Pracodawca pokrywa koszty związane z podróżą służbową osoby zatrudnionej.

Jeśli chodzi o pracowników państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, to zasady związane z rozliczaniem delegacji (np. wysokość diet i limitów na nocleg, czas trwania podroży) określa właściwy minister.

Zwrot poniesionych przez pracownika wydatków za delegację obejmuje minimalne pokrycie poniesionych kosztów.

Regulacje dotyczące wyjazdów służbowych osób zatrudnionych w innych sektorach powinny zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania.

W przypadku, gdy zasady takie nie zostały spisane w danej firmie – nawet i w umowie o pracę pracownika.

Diety określone dla strefy budżetowej stanowią też minimalną kwotę diet dla sektora prywatnego. Warunki określone przez przepisy prawa mają zastosowanie również, gdy pracodawca nie określił warunków rozliczania delegacji w żadnym dokumencie. 

Czas podróży zagranicznej liczy się w zależności od środka transportu, jakim podróżuje pracownik:

• podróż lądowa − od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• podróż lotnicza − od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• podróż morska − od chwili wyjścia statku z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Co ważne – delegację zagraniczną dzieli się na dwie części – krajową (do momentu, w którym pracownik opuszcza terytorium kraju) oraz zagraniczną.

Kodeks Pracy nie wskazuje ile może lub musi trwać delegacja zagraniczna. Formalną podstawą podróży pracownika jest polecenie wyjazdu służbowego, które precyzuje czas trwania, miejsce oraz cel konkretnej podróży pracownika. Za delegacje zagraniczną można uznać np. wylot pracownika do innego kraju w celu wzięcia udziału w konferencji lub spotkanie biznesowe z zagranicznym kontrahentem w siedzibie jego firmy.

Jakie koszty podróży służbowej za granicę pokrywa pracodawca?

Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownika:

• dieta (kwota przeznaczona na pokrycie wyżywienia) w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej;
• podróż do miejsca docelowego oraz powrót do kraju;
• nocleg w granicach limitu określonego przepisami prawa dla poszczególnych państw;
• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu i powrotu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego;
• inne koszty poniesione podczas podróży służbowej (np. opłata za autostradę czy bagaż).

Delegacja zagraniczna wiąże się z koniecznością pokrycia wielu kosztów. Pracownikowi przysługuje prawo do otrzymania zaliczki na pokrycie wydatków związanych m.in. z wyżywieniem, podróżą, noclegiem, opłatami. Po powrocie z delegacji zaliczka będzie musiała zostać rozliczona przez pracownika. 

W celu udzielenia zaliczki dokonuje się wstępnych wyliczeń kosztów podróży służbowej. Zaliczka może zostać udzielona w walucie obcej (kraju, do którego udaje się osoba zatrudniona) lub w walucie polskiej (za zgodą pracownika) w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Ile wynoszą diety w delegacji zagranicznej?

W 2022 roku kwota diety w delegacji zagranicznej wynosi:

• Austria 52 EUR;
• Belgia 48 EUR;
• Czechy 41 EUR;
• Francja 50 EUR;
• Hiszpania 50 EUR;
• Kanada 71 CAD;
• Niemcy 49 EUR;
• Portugalia 49 EUR;
• Stany Zjednoczone Ameryki (USA) 59 USD;
• Szwecja 459 SEK;
• Wielka Brytania 35 GBP.

Dieta przysługująca osobie zatrudnionej, która udaje się w zagraniczną podróż służbową, należy się w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa delegacji zagranicznej i zależy od czasu trwania wyjazdu. Jeśli delegacja zagraniczna trwa: 

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety; 
• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego wyżywienia (również np. w hotelu). W sytuacji, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie – przysługuje 25% diety. Poszczególne posiłki obniżają dietę w sposób następujący:

• śniadanie – 15% diety, 
• obiad – 30% diety, 
• kolacja – 30% diety. 

Pracownikowi dieta nie przysługuje, jeśli w trakcie zagranicznego wyjazdu służbowego otrzymuje należność pieniężną na wyżywienie. Jeśli ta kwota jest niższa od diety określonej dla danego państwa – osobie zatrudnionej przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Kto ustala środek transportu podczas delegacji krajowej?

Wybór środka transportu podczas delegacji należy do pracodawcy. Dokonując wskazania uwzględnia on specyfikę danej podróży służbowej. Może to być pociąg, samolot, czy prom. Co istotne rodzaj oraz klasa środka transportu powinna zostać konkretnie wskazana.

Na wyraźny wniosek osoby zatrudnionej może to być prywatny samochód pracownika. Pracodawca musi zaakceptować taki wniosek. W przypadku polecenia służbowego dotyczącego np. wypożyczenia pojazdu – na firmie zlecającej wyjazd ciąży obowiązek pokrycia wszystkich kosztów z tym związanych. 

Oprócz kosztów związanych z podróżą, wyżywieniem oraz noclegiem do wydatków na delegację zagraniczną należy doliczyć opłaty za:

• miejsca parkingowe;
• bagaż;
• autostrady i drogi ekspresowe;
• bilety komunikacji miejskiej;
• bilety wstępu np. na konferencję.

Jak dokumentować zagraniczną podróż służbową?

Delegacja zagraniczna odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego wydanego przez pracodawcę. Forma pisemna nie jest wymagana, jednak zaleca się by dokument ten miał taką formę.  Na podstawie takiego polecenia, pracownik jest zobowiązany do odbycia podróży. Jeśli odmówi przełożonemu – mogą go czekać konsekwencje służbowe. 

Zwolnieni z obowiązku odbywania delegacji są: kobiety w ciąży oraz jeden z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia. Polecenie wyjazdu służbowego zawiera wszystkie informacje dotyczące delegacji zagranicznej. Zazwyczaj formularz składa się z dwóch części – polecenia wyjazdu (wypełniane przez pracodawcę, zawiera szczegóły podróży) oraz potwierdzenia pobytu służbowego (miejsce, w którym pracownik potwierdza odbytą delegację). 

Polecenie wyjazdu służbowego musi zawierać:

• numer i datę delegacji;
• dane osobowe osoby delegowanej;
• określenie stanowiska służbowego pracownika;
• czas trwania wyjazdu;
• miejscowość, z której pracownik rozpoczyna i kończy podróż;
• cel wyjazdu służbowego;
• informacja o środkach transportu, którymi będzie poruszał się zatrudniony;
• informacja o zaliczce na podróż, jaką otrzymał pracownik;
• termin rozliczenia delegacji;
• podpis pracodawcy.

Pracownik może zostać zobowiązany przez pracodawcę do uzyskania potwierdzenia odbycia delegacji zagranicznej. Miejsce na takie pokwitowanie znajduje się w drugiej części druku polecenia wyjazdu – stwierdzenie odbycia delegacji. Należy umieścić tam pieczątki i podpisy osób, uprawnionych do potwierdzenia odbycia podróży pracownika. 

Pracownik musi udokumentować wszystkie poniesione koszty w związku z delegacją zagraniczną. W związku z tym musi gromadzić wszystkie faktury, rachunki, paragony bilety potwierdzające wydatki. Najlepiej by potwierdzenia te były wystawione imiennie na firmę pracodawcy. 

W sytuacji, gdy nie jest to możliwe – np. bilet za parking – osoba zatrudniona musi prawidłowo opisać dokument na odwrocie i załączyć jako dowód wewnętrzny. Pracownik w terminie 14 dni od dnia powrotu z zagranicznej podróży służbowej jest zobowiązany do rozliczenia się z delegacji. W związku z tym składa  pracodawcy wszystkie potwierdzenia, wykazujące poniesione koszty.