Urlop okolicznościowy — kiedy przysługuje, a kiedy przepada?
Urlop okolicznościowy należy się pracownikowi, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a w jego życiu wydarzyły się specjalne okoliczności. Przysługuje w wymiarze jednego lub dwóch dni, w zależności od przyczyny. Ten rodzaj nieobecności to dodatkowe dni wolne, które są płatne i nie zmniejszają wysokości urlopu wypoczynkowego.
Co to jest urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Ten rodzaj przerwy od pracy wynika z § 15 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Ten rodzaj nieobecności, to inaczej zwolnienie od pracy, związane bezpośrednio ze szczególnymi wydarzeniami w życiu pracownika
Pracownik musi poinformować przełożonego o wykorzystaniu urlopu okolicznościowego z wyprzedzeniem. Inaczej ma się sytuacja w momencie nagłego wydarzenia, takiego jak śmierć bliskiej osoby. W takiej sytuacji pracownik musi poinformować pracodawcę najszybciej jak to możliwe, ale najpóźniej w drugim dniu nieobecności.
Podczas składania wniosku o taką nieobecność zatrudniony musi złożyć odpowiednie dokumenty jak np. akt zgonu. Jeśli w momencie składania wniosku, nie ma takiego dokumentu musi je dostarczyć wtedy, kiedy otrzyma wymagane dokumenty.
Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy przysługuje w takich sytuacjach jak:
- własny ślub,
- ślub dziecka,
- narodziny dziecka,
- śmierć i pogrzeb dziecka,
- śmierć i pogrzeb męża, żony,
- śmierć i pogrzeb matki, ojca,
- śmierć i pogrzeb macochy, ojczyma,
- śmierć i pogrzeb babci, dziadka,
- śmierć i pogrzeb brata, siostry,
- śmierć i pogrzeb teścia, teściowej,
- śmierć i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką
Nie ma ścisłych zasad, które określałyby kiedy urlop okolicznościowy przepada. Ten rodzaj przerwy od pracy jest ściśle związany z okolicznością, która uprawnia do wzięcia tego urlopu.
Dozwolone jest udzielenie tego czasu wolnego na załatwienie formalności związanych z daną okolicznością. Mogą to być takie sytuacje jak rejestracja dziecka w urzędzie czy np. organizacja ślubu. Dużo zależy od pracodawcy, jak spojrzy na daną sytuację oraz od argumentacji pracownika.
Ile dni trwa urlop okolicznościowy?
Ile przysługuje urlopu zależy od okoliczności.
| Okoliczność | Ile dni wolnego? |
| Ślub pracownika | 2 dni |
| Narodziny dziecka | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy | 2 dni |
| Ślub dziecka pracownika | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, podopiecznego | 1 dzień |
Urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, jeśli nie zostanie wykorzystany w bieżącym roku, przepada, a w nowym roku otrzymamy nowy limit. Wolne przepada również wtedy, gdy w czasie wymienionych wyżej sytuacji pracownik przebywa już np. na urlopie wypoczynkowym czy zwolnieniu chorobowym. Czas wolny od pracy przepadnie również wtedy gdy np. ślub zostanie odwołany.
Jak udokumentować śmierć czy inne okoliczności dla pracodawcy?
Do otrzymania urlopu okolicznościowego potrzebny jest wniosek o urlop, w którym powinny zostać zawarte informacje, tak jak:
- imię i nazwisko pracownika
- adres pracownika
- miejscowość i datę
- nazwę pracodawcy
- adres pracodawcy
- wskazanie okoliczności uzasadniającą przyznanie urlopu okolicznościowego np. ślub dziecka
- wskazanie liczby dni urlopu okolicznościowego
- datę urlopu okolicznościowego
- podpis pracownika
Pracodawca nie może żądać od pracownika dostarczenia kopii zawarcia związku małżeńskiego, aktu zgonu czy urodzenia. Taki dokument można przedstawić przełożonemu do wglądu lub podać sygnaturę aktu. W takiej sytuacji warto sporządzić notatkę z tej czynności.
Czy pracodawca może odmówić udzielenia wolnego okolicznościowego?
Przepisy nie precyzują na jakich zasadach udzielać urlopu okolicznościowego. Nie mówią również nic, na temat nie udzielenia zgody na ten urlop przez pracodawcę. Nie jest również sprecyzowane jaki odstęp czasowy powinien zostać zachowany od ‘okoliczności’, na podstawie której pracownik może wnioskować o udzielenie takiego czasu wolnego.
Dlatego podobnie jak przy urlopie na żądanie uznaje się, że pracodawca nie może odmówić udzielenia takiego czasu wolnego. Najczęściej uznaje się, że można wykorzystać urlop na 2-3 tygodnie po danym wydarzeniu, jeśli pojawiły się okoliczności np. związane z załatwieniem formalności.
W przypadku braków formalnych, przełożony może odmówić udzielenia takiego urlopu. Natomiast takie działanie nie poprawi wizerunku firmy, a wręcz przeciwnie. Jeśli rozejdzie się informacja, że pracodawca odmawia pracownikowi udzielenia urlopu w związku z np. śmiercią rodzica, z powodów braków formalnych, nie będzie to dobra reklama dla przedsiębiorstwa.
Zobacz także: